Après une longue recherche de solutions logicielles, les family offices souhaitent souvent passer directement à la mise en œuvre. Or, notre équipe a pu constater à quel point les déploiements se déroulent plus facilement lorsque les problèmes sont anticipés. Nous avons rédigé ce document afin de présenter cinq écueils courants liés à la mise en œuvre technologique et d’expliquer comment s’y préparer. Avant le lancement de votre propre déploiement, vous pouvez vous en servir pour mener un bref exercice de planification de scénarios et déterminer à l’avance qui sera chargé de gérer chaque risque.
Nous avons utilisé des outils d'intelligence artificielle pour faciliter la collecte d'informations et accélérer la rédaction de la première ébauche. Cela nous a permis de consacrer davantage de temps à vérifier chaque chiffre par rapport à son rapport d'origine et à ajouter les éléments issus de nos échanges avec les clients. Un rédacteur de Masttro a vérifié chaque affirmation, et les membres de notre équipe ont relu l'article avant sa publication.
Principaux enseignements
Après un processus de recherche approfondi, votre organisation est sur le point de mettre en œuvre une nouvelle technologie. Vous êtes naturellement enthousiaste, car vous pensez sincèrement que ce nouveau logiciel ou cette nouvelle plateforme est la solution à d'innombrables défis organisationnels. Mais après avoir aidé d'innombrables clients à mettre en œuvre de telles solutions - et en avoir mis en œuvre nous-mêmes - nous considérons, chez Masttro, qu'il est de notre devoir de vous donner quelques sages conseils :
Faites un peu de planification par scénarios.
En d'autres termes, avant d'entreprendre une installation technologique importante, il est toujours utile de s'arrêter pour imaginer ce qui pourrait mal se passer. Non, nous ne sommes pas catastrophistes. Nous sommes réalistes, et nous savons par expérience que les installations qui se déroulent le mieux sont celles où l'on affronte les problèmes de front.
Dans cette optique, voici les cinq pièges les plus courants de la mise en œuvre des technologies, avec des conseils sur la manière de minimiser la probabilité qu'ils se produisent ou les conséquences s'ils se produisent.
- Les coûts cachés grèvent rapidement votre budget. Avant de signer un contrat, demandez au vendeur de vous donner cinq exemples de frais supplémentaires. L'assistance est-elle facturée à l'heure ? Faut-il payer plus cher pour certains modules ? Ensuite, établissez un budget qui inclut tous les coûts potentiels, puis demandez au vendeur de l'examiner et de vous donner un avis honnête sur ce qui manque, sur la base de son expérience avec des organisations de taille et de type similaires. Ces chiffres définitifs vous serviront de guide pour la dépense finale.
- Votre organisation ne dispose pas des ressources nécessaires pour mettre en œuvre correctement la nouvelle technologie. nouvelle technologie. Les ajouts à une pile technologique nécessitent généralement des ressources internes. Pour vous assurer que vous planifiez correctement, identifiez les rôles et responsabilités nécessaires dès le début du processus et faites participer le(s) employé(s) chargé(s) de superviser la mise en œuvre à la conversation avec le fournisseur. Ils pourront ainsi tirer la sonnette d'alarme s'ils estiment que ce qui se profile est irréalisable. Si vous ne disposez pas des ressources internes nécessaires, demandez au fournisseur s'il travaille avec un cabinet de conseil tiers qui peut vous aider à gérer le processus et à le rendre transparent sans stresser votre équipe.
- Votre organisation ne dispose pas d'une stratégie de mise sur le marché bien définie. Si vous n'avez pas mis en œuvre une telle technologie, il est difficile d'identifier les "inconnues connues" qui peuvent créer des problèmes lors du déploiement. Le fournisseur, en revanche, devrait être très au fait de ces questions. Veillez donc à examiner vos plans de mise en œuvre avec lui, en lui demandant quels sont les éléments que vous avez omis ou sous-estimés. Comptez sur son expérience pour vous aider à planifier tout ce dont vous ne savez pas qu'il faut vous préoccuper.
- Il y a des problèmes technologiques inattendus. Ayez une conversation distincte avec le fournisseur sur les problèmes technologiques, en lui demandant des exemples précis de problèmes réguliers et la manière dont ils sont résolus : Existe-t-il un protocole de contournement ou une équipe qui s'occupe de ces problèmes ? Une compréhension préalable des problèmes les plus courants rendra les choses moins stressantes lorsqu'ils se produiront dans votre organisation.
- Votre équipe connaît un "creux de mise en œuvre". Dans son livre "Leading in a Culture of Change", l'expert en réforme de l'éducation Michael Fullan a introduit le concept du "creux de mise en œuvre", qui est l'inévitable "baisse de performance et de confiance lorsque l'on est confronté à une innovation qui exige de nouvelles compétences et de nouvelles compréhensions". Un leadership fort et positif peut contribuer à atténuer et à normaliser les sentiments difficiles parmi les membres de l'équipe, de sorte que chacun puisse rester concentré sur la tâche à accomplir. Travaillez également avec le fournisseur pour mettre en place une série de petites victoires faciles pour tous.
« J'apprécie vraiment leur excellent service client. L'équipe est à l'écoute et dévouée, et son intervention ne se limite pas à la mise en place du logiciel. Elle m'a été d'une grande aide dans différentes situations. »
Cinq tableaux de bord indispensables à tout détenteur de patrimoine
Oui, le changement peut être difficile. Mais il est également nécessaire si vous voulez rester pertinent et développer votre organisation. En instaurant une bonne communication avec le fournisseur et votre équipe, et en planifiant à l'avance, vous pouvez éviter bon nombre des obstacles qui se dressent souvent sur votre route et faire en sorte que le processus de mise en œuvre se déroule sans heurts.
Vous souhaitez savoir comment Masttro peut vous accompagner dans cette transition ? Prenez rendez-vous avec l'un de nos experts en technologie patrimoniale.
« La mise en place initiale a été très simple, et l'équipe de Masttro s'est montrée extrêmement serviable tout au long du processus. Le gain d'efficacité que nous avons obtenu grâce à la mise en place de Masttro au sein de notre petite entreprise de 4 salariés a été considérable. »
"Masttro s'est rapidement avéré être bien plus qu'un simple fournisseur de technologie... Son modèle d'entreprise en fait un véritable partenaire technologique qui nous soutient de manière proactive dans notre stratégie de croissance, ce qui a considérablement différencié notre proposition de valeur."
"Je pense que Masttro a été un guide sur la façon dont nous pouvons faire mieux, sur la façon dont nous devrions nous organiser. Il nous a aidés à comprendre où nous en sommes aujourd'hui, afin que nous puissions nous tourner vers l'avenir."
