Dopo una lunga ricerca del software più adatto, i family office spesso desiderano passare direttamente alla fase di implementazione, ma il nostro team ha constatato che l’implementazione procede in modo molto più agevole quando si anticipano i problemi. Abbiamo redatto questo documento per illustrare cinque insidie comuni nell’implementazione tecnologica e come pianificare le contromisure per ciascuna di esse. Prima di avviare la vostra implementazione, potete utilizzarlo per svolgere un breve esercizio di pianificazione degli scenari e concordare in anticipo chi si occuperà di gestire ciascun rischio.
Abbiamo utilizzato strumenti di intelligenza artificiale per facilitare la raccolta dei dati e accelerare la stesura della prima bozza. Questo ci ha permesso di dedicare più tempo alla verifica di ogni dato rispetto al rapporto originale e all’aggiunta di quanto emerso dalle conversazioni con i clienti. Un redattore di Masttro ha rivisto ogni affermazione e i membri del nostro team hanno letto l’articolo prima della sua pubblicazione.
Punti di forza
Dopo un lungo processo di ricerca, la vostra organizzazione sta per implementare una nuova tecnologia. Siete comprensibilmente entusiasti, perché immaginate davvero che questo nuovo software o piattaforma sia la soluzione a innumerevoli sfide organizzative. Ma avendo aiutato innumerevoli clienti a implementare tali soluzioni - e avendone implementate alcune noi stessi - noi di Masttro riteniamo che sia nostro dovere offrire qualche saggio consiglio:
Prova a fare un po' di pianificazione per scenari.
Vale a dire che prima di iniziare qualsiasi installazione tecnologica significativa, vale sempre la pena di soffermarsi a immaginare cosa potrebbe andare storto. No, non siamo catastrofisti. Siamo realisti e sappiamo, per esperienza, che le installazioni più facili da realizzare si verificano quando i problemi vengono affrontati di petto.
Per questo motivo, ecco le cinque più comuni insidie dell'implementazione tecnologica, con consigli su come ridurre al minimo la probabilità che si verifichino o le conseguenze nel caso in cui si verifichino.
- I costi nascosti si mangiano rapidamente il vostro budget. Prima di firmare un contratto, chiedete al fornitore cinque esempi di costi aggiuntivi o di sovrapprezzo. L'assistenza viene addebitata a ore? Dovete pagare di più per alcuni moduli? Quindi, create un budget che includa tutti i costi potenziali, poi chiedete al fornitore di esaminarlo e di fornire un feedback onesto su ciò che manca in base alla sua esperienza con organizzazioni di dimensioni e tipologie simili. Utilizzate questi numeri finali come guida per la spesa finale.
- La vostra organizzazione non dispone delle risorse necessarie per implementare correttamente la nuova tecnologia. Le aggiunte allo stack tecnologico richiedono generalmente risorse interne. Per assicurarvi una pianificazione adeguata, identificate i ruoli e le responsabilità necessarie fin dalle prime fasi del processo e coinvolgete nella conversazione con il fornitore i dipendenti incaricati di supervisionare l'implementazione. In questo modo potranno lanciare un allarme se non ritengono fattibile ciò che sta per accadere. Se non avete le risorse interne, chiedete se il fornitore collabora con una società di consulenza di terze parti che può aiutarvi a gestire il processo e a renderlo fluido senza stressare il vostro team.
- La vostra organizzazione non ha una strategia go-to-market completamente formata. Se non avete implementato una tecnologia di questo tipo, è difficile identificare le "incognite note" che possono creare problemi durante il rollout. Il fornitore, invece, dovrebbe conoscere bene questi problemi. Pertanto, assicuratevi di rivedere i vostri piani di implementazione con loro, chiedendo quali sono gli elementi che vi mancano o che state sottovalutando. Affidatevi alla loro esperienza per aiutarvi a pianificare tutto ciò di cui non sapete di dovervi preoccupare.
- Ci sono problemi tecnologici imprevisti. Fate una conversazione separata con il fornitore in merito agli intoppi tecnologici, chiedendo esempi specifici di problemi regolari e di come vengono risolti: Esiste un protocollo di workaround o un team che si occupa di questi problemi? Una conoscenza preliminare dei problemi più comuni renderà meno stressante il momento in cui si verificheranno nella vostra organizzazione.
- Il vostro team ha un "calo di implementazione". Nel suo libro "Leading in a Culture of Change", l'esperto di riforme educative Michael Fullan ha introdotto il concetto di "calo di implementazione", ovvero l'inevitabile "calo di prestazioni e di fiducia quando si affronta un'innovazione che richiede nuove competenze e nuove conoscenze". Una leadership forte e positiva può aiutare a mitigare e normalizzare i sentimenti difficili tra i membri del team, in modo che tutti possano rimanere concentrati sul compito da svolgere. Inoltre, collaborate con il fornitore per organizzare una serie di piccoli e facili successi per tutti.
"Apprezzo davvero il loro eccellente servizio di assistenza clienti. Il team è attento e dedicato, e non si limita solo all'implementazione del software. Si sono dimostrati davvero disponibili in diverse situazioni."
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Sì, il cambiamento può essere difficile. Ma è anche necessario se volete rimanere rilevanti e far crescere la vostra organizzazione. Grazie a una buona comunicazione con il fornitore e con il vostro team e a una pianificazione anticipata, potete evitare molti degli ostacoli che spesso si presentano, in modo che il processo di implementazione si svolga senza intoppi.
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“La configurazione iniziale è stata semplicissima e il team di Masttro si è dimostrato estremamente disponibile durante l’intero processo. L’efficienza che abbiamo ottenuto grazie all’implementazione di Masttro nella nostra piccola azienda di 4 dipendenti è stata eccezionale.”
"Masttro si è rapidamente rivelato molto più di un fornitore di tecnologia... Il loro modello di business li rende un vero e proprio partner tecnologico che ci supporta in modo proattivo nella nostra strategia di crescita e che, a sua volta, ha differenziato enormemente la nostra proposta di valore."
"Credo che Masttro sia stato una guida per capire come possiamo fare meglio, come dobbiamo organizzarci. Ci ha aiutato a capire dove siamo oggi per poter guardare al futuro".
