Un single-family office offshore consolida oltre 130 fondi su Masttro
Un single-family office offshore con oltre 45 anni di esperienza nel settore degli investimenti gestisce ora più di 130 fondi e due entità giuridiche su Masttro. La rendicontazione manuale tramite fogli di calcolo, che in passato richiedeva diverse ore alla settimana, ora può essere completata in 10 secondi, con la certezza che i risultati siano completi e accurati.
La sfida
La famiglia che gestisce questa società opera attivamente nel settore degli investimenti da quasi 50 anni. Ciò significa che gestisce un portafoglio complesso, composto da 130-150 fondi distribuiti tra 50-60 gestori, detenuti tramite due entità giuridiche e una serie di trust familiari.
Gli investimenti sono concentrati nei mercati privati. Il solo private equity comprende 10 sottostrategie distinte secondo la tassonomia interna dell’ufficio. Le valutazioni vengono fornite mensilmente da alcuni gestori e trimestralmente da altri; alcune vengono ottenute tramite portali di intermediazione, altre tramite portali di agenti di trasferimento e altre ancora come allegati e-mail.
Quando l’attuale direttore finanziario è entrato a far parte del family office all’inizio del 2024, ha riorganizzato il foglio di calcolo unico utilizzato dall’ufficio in tre cartelle di lavoro collegate tra loro. La prima conteneva una scheda per ogni investimento e riportava ogni movimento e calcolo. La seconda riassumeva le posizioni su base mensile, mentre la terza riportava i rendimenti. Le ultime due attingevano dai dati della prima.
Questo sistema basato su tre libri funzionava, ma proprio questo era parte del problema.
"Erano piuttosto affidabili, ma richiedevano un grande impiego di lavoro manuale", ha affermato il direttore finanziario. "Quando arrivavano le valutazioni, bisognava aggiornare i fogli di calcolo, inserire la nuova valutazione e tenere conto dei rimborsi e delle richieste di versamento di capitale".
"Una volta che l’ho messo in funzione, ci dedicavo probabilmente un paio di giorni alla settimana, per lo più a ricontrollare", ha detto. "È questo il problema dei fogli di calcolo: sono soggetti a errori umani. Le formule non vengono copiate come previsto, i collegamenti si interrompono. Bisogna davvero stare sempre all’erta."
La manutenzione era solo metà del lavoro. Prima di consegnare al CIO un’analisi dettagliata dei rendimenti per classe di attività, il CFO ha dovuto dedicare del tempo a verificare la correttezza dei risultati per assicurarsi che fossero coerenti con i dati sottostanti.
Oltre al dispendio di tempo e al rischio di errori, i dati storici a disposizione erano limitati. L’ufficio sapeva sempre quale fosse il valore di un bene in un dato momento, ma è stata l’introduzione dei nuovi fogli di calcolo all’inizio del 2024 a consentire di monitorare l’andamento del valore di un bene nel tempo.
"Abbiamo sempre saputo quale fosse il valore delle attività in qualsiasi momento, ma disponevamo solo di dati storici limitati", ha affermato il CIO. "Pertanto, qualsiasi analisi era limitata dai dati storici raccolti nei fogli di calcolo. Con il passare del tempo questi dati sono aumentati e così le analisi che potevamo effettuare sono diventate più utili"
La valutazione
Il team ha avviato una ricerca sugli strumenti di aggregazione e rendicontazione destinati ai family office, stilando un elenco di otto candidati. Il confronto tra le funzionalità e l’adeguatezza alle esigenze ha permesso di restringere il campo a una manciata di opzioni e, dopo alcune chiamate introduttive, l’ufficio ha individuato due finalisti.
A quel punto, l’ufficio ha coinvolto un consulente di una banca d’investimento il cui compito è proprio quello di individuare questo tipo di fornitori. Il suo giudizio è stato che il team avesse gestito correttamente il processo e fosse giunto alla rosa di candidati giusta.
Nonostante l'altra finalista abbia alla fine concesso uno sconto sul prezzo, l'ufficio ha comunque scelto Masttro per quattro motivi:
- Tutto è rimasto all’interno dell’aziend
. Il caricamento dei dati relativi ai mercati privati tramite l’altra piattaforma avrebbe richiesto il ricorso a un fornitore terzo. «Non volevamo avere a che fare con fornitori esterni e ritrovarci all’improvviso in una situazione in cui tutti si accusano a vicenda, perché quando le cose non funzionano, la colpa è loro, la colpa è nostra», ha affermato il CIO. «Volevamo un unico fornitore che ci aiutasse durante l’intero processo».
- Cercavano un partner a lungo termine
Diversi nuovi operatori offrivano prodotti innovativi, ma il CIO temeva di dover ripetere questa operazione tra tre anni, una volta creata la tassonomia e caricato l’archivio storico. «Non volevamo collaborare con qualcuno che, nel giro di tre anni, sarebbe stato venduto a qualcun altro», ha affermato. «Cercavamo un partner a lungo termine».
- La piattaforma doveva seguire la tassonomia degli asset dell’ufficio
La maggior parte dei sistemi presuppone una classificazione standard, ma questo ufficio aveva impiegato due anni a sviluppare una serie di categorie specifiche a supporto del proprio stile di investimento. Una piattaforma che non fosse in grado di adattarsi a tale sistema avrebbe avuto un’utilità limitata. «Il sistema master standard classifica tutto come private equity o credito privato, ma noi abbiamo 10 diverse tipologie di private equity», ha affermato il CIO.
Il CFO voleva la stessa garanzia: «Essere in grado di riportare i dati nel modo in cui vogliamo noi, senza essere costretti ad adattarci al modo in cui qualcun altro classifica le cose».
- I dati sono ospitati in Svizzera
. Considerando che la famiglia è molto riservata e tiene in grande considerazione sia la sicurezza che la riservatezza, l’utilizzo di un’infrastruttura svizzera ha rappresentato un elemento distintivo di Masttro. “Il fatto che i dati fossero ospitati in Svizzera è stato per noi uno dei principali punti di forza”, ha commentato il CIO. “Ci sta a cuore la nostra privacy e vogliamo preservarla”.
I risultati
L'ufficio ha avviato l'utilizzo di Masttro nel primo trimestre del 2026.
La prima cosa che è cambiata è stata chi potesse redigere un rapporto e quando. Poiché i due membri del team si trovano a quattro fusi orari di distanza, la giornata del CFO termina nel bel mezzo del pomeriggio del CIO. In precedenza, le domande rimanevano in sospeso fino alla mattina seguente, a meno che il CFO non si riconnettesse dopo l'orario di lavoro.
Oggi entrambi i membri del team possono creare, eseguire e pubblicare report. Il direttore finanziario rimane il responsabile dei dati, ma la rendicontazione non passa più esclusivamente attraverso di lui.
"Ora mi basta premere un pulsante per ottenere automaticamente i report", ha affermato il CIO. "L'operazione richiede meno di 10 secondi, mentre prima ci sarebbero volute probabilmente diverse ore di lavoro per generare e verificare quei report".
Anche la gestione degli investimenti alternativi è oggi automatizzata. L'intelligenza artificiale "Alternatives AI" di Masttro analizza i documenti relativi alle richieste di capitale, alle distribuzioni e alle valutazioni sin dal momento della loro ricezione. Disporre di un flusso di lavoro scalabile per gestire questi documenti riveste un'importanza fondamentale per questa famiglia, dato che il proprio portafoglio è orientato prevalentemente verso i mercati privati.
Per il CFO, Masttro ha migliorato la velocità dell’ufficio, rafforzando al contempo la fiducia nei processi di rendicontazione. «Si dispone di un’unica fonte di dati attendibile», ha affermato. «Quando si preme quel pulsante, si sa che i dati vengono estratti proprio da quell’unica fonte attendibile. Con la soluzione basata su più fogli di calcolo, invece, c’era sempre quel dubbio: “Ho fatto tutto bene? Manca un collegamento? È stato aggiornato tutto correttamente?”»
Per il CIO, questa sicurezza si traduce nella possibilità di controllare l’esposizione a livello di fondo tramite l’app mobile mentre è in viaggio o lontano dalla sua scrivania. «Posso verificare esattamente quanto abbiamo investito in ciascuno dei nostri fondi quando sono in viaggio.»
Cosa succederà dopo
L’ufficio sta ancora ampliando le funzionalità di Masttro. Utilizzando la Global Wealth Map, il CFO mappa i trust familiari e prepara report personalizzati per i membri della famiglia oltre al capofamiglia. La prossima generazione è ancora a diversi anni di distanza dal detenere una quantità significativa di patrimonio, quindi questa mappatura è complementare piuttosto che essenziale. Inoltre, dato che Masttro è ormai operativo da circa 6 mesi, il CIO e il CFO stanno valutando quali ulteriori reportistica possa essere sviluppata per supportare il processo decisionale relativo al portafoglio e migliorare le proiezioni sui flussi di cassa futuri dei fondi.
Programmare una presentazione
Prenota una demo per scoprire perché oltre 400 family office leader in più di 40 paesi scelgono Masttro:
Oltre 700 collegamenti con istituti di custodia per una visione completa del patrimonio, senza punti ciechi.
Acquisizione automatizzata di dati e documenti che elimina la raccolta e la riconciliazione manuali.
Progettato per gestire la complessità, con un unico sistema sicuro per le risorse, le entità e la rendicontazione.
Prezzi fissi, non basati sul patrimonio gestito (AUM), quindi la crescita non comporta un aumento dei costi della piattaforma né commissioni nascoste.
