مكتب إدارة ثروات عائلية واحد خارجي يدمج أكثر من 130 صندوقًا في منصة «Masttro»

التحدي

تقوم العائلة التي تقف وراء هذا المكتب بالاستثمار بنشاط منذ ما يقرب من 50 عامًا. وهذا يعني أنها تدير محفظة استثمارية معقدة، تضم ما بين 130 و150 صندوقًا موزعة على ما بين 50 و60 مديرًا، ويتم الاحتفاظ بها من خلال كيانين قانونيين ومجموعة من الصناديق الاستئمانية العائلية.

تتركز الاستثمارات في الأسواق الخاصة. وتشمل استثمارات رأس المال الخاص وحدها 10 استراتيجيات فرعية متميزة وفقًا للتصنيف الخاص بالمكتب. وتصل التقييمات شهريًّا من بعض المديرين وفصليًّا من آخرين؛ حيث يتم الحصول على بعضها من خلال بوابات الوساطة المالية، وبعضها من خلال بوابات وكلاء التحويل، وبعضها كمرفقات بالبريد الإلكتروني.

عندما انضم المدير المالي الحالي إلى مكتب العائلة في أوائل عام 2024، أعاد هيكلة جدول البيانات الذي كان يستخدم لتتبع جميع العمليات في المكتب، حيث حوله إلى ثلاثة دفاتر عمل مترابطة. احتوى الدفتر الأول على علامة تبويب لكل استثمار، وتضمن جميع التحركات والحسابات. أما الدفتر الثاني فكان يلخص المراكز الاستثمارية حسب الشهر، بينما كان الدفتر الثالث يقدم تقريراً عن الأداء. وكان الدفتران الأخيران يستمدان بياناتهما من الدفتر الأول.

كان هذا النظام المكون من ثلاثة كتب فعالاً، لكن ذلك كان جزءًا من المشكلة.

"كانت تلك الأنظمة قوية جدًّا، لكنها كانت تتطلب الكثير من الإدخال اليدوي"، قال المدير المالي. "عندما تصل التقييمات، كانت جداول البيانات تتطلب تحديث الأرقام، وإدخال التقييم الجديد، وتسجيل عمليات الاسترداد وطلبات سحب رأس المال." "وبمجرد أن تمكنت من تشغيل النظام، كان الأمر يستغرق على الأرجح يومين في الأسبوع، وكان معظمه مجرد مراجعة للبيانات"، قال. "هذه هي مشكلة جداول البيانات. فهي عرضة للخطأ البشري. لا يتم نسخ الصيغ بالشكل المقصود، وتتعطل الروابط. عليك حقًا أن تظل متيقظًا طوال الوقت."

لم تكن الصيانة سوى نصف المهمة. فقبل أن يسلم المدير المالي التنفيذي (CFO) إلى مدير تكنولوجيا المعلومات (CIO) تحليلاً لأداء كل فئة من فئات الأصول، كان عليه أن يقضي بعض الوقت في التحقق من صحة النتائج للتأكد من توافقها مع البيانات الأساسية.

وبالإضافة إلى متطلبات الوقت ومخاطر الأخطاء، كانت البيانات التاريخية المتاحة محدودة. كان المكتب على دراية دائمة بقيمة الأصول في أي لحظة معينة، لكن إدخال جداول البيانات الجديدة في أوائل عام 2024 هو ما أتاح تتبع قيمة الأصول على مدار الوقت.

قال رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات: «كنا نعرف دائمًا قيمة الأصول في أي وقت، لكننا لم نكن نملك سوى قيم تاريخية محدودة». «لذلك، كان أي تحليل يقتصر على البيانات التاريخية المسجلة في جداول البيانات. ومع مرور الوقت، زادت هذه البيانات، وبالتالي أصبح التحليل الذي يمكننا إجراؤه أكثر فائدة».

لماذا الآن؟

عندما قرر المكتب أنه بحاجة إلى نظام جديد لإعداد التقارير، لم يكن ذلك بسبب وجود خلل ما. بل كان ذلك لأن إجراءات العمل اليدوية كانت تضع حدًا أقصى لما يمكن لشخصين تحقيقه في نهاية المطاف.

"كان النظام يعمل بشكل جيد وتمكنا من إعداد التقارير، لكننا اعتقدنا أنه لا بد أن هناك المزيد مما يمكننا القيام به هنا"، قال مدير قسم تكنولوجيا المعلومات. "كان كل شيء يعمل بشكل جيد. المشكلة هي أن الأمر كان يستغرق وقتًا طويلاً جدًّا."

كان أحد البدائل هو زيادة عدد الموظفين، لكن المكتب رفض هذا الاقتراح. وقال رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات: «لم نرغب في توسيع الفريق ليضم ثلاثة أو أربعة أشخاص في قسم الشؤون المالية». «لم يكن ذلك منطقيًا بالنسبة لنا في ظل توفر العديد من الأدوات في السوق».

وكان هناك عامل محفز ثانٍ لهذا التوقيت. فلو تم شراء منصة قبل عامين، لما كان هناك سجل تاريخي يمكن الاستفادة منه، لأن السجل كان سيبدأ من الصفر في يوم بدء تشغيلها. وبحلول عام 2025، كان التتبع اليدوي الذي قام به الفريق قد جمع سجلًا تاريخيًا كافيًا يمكن تحميله وتحليله فعليًّا، إلى جانب نظام تصنيف صممه المكتب بنفسه.

وقال رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات: "وصلنا إلى مرحلة جمعنا فيها بيانات كافية تتيح لنا الاطلاع على الأداء التاريخي، مما مكننا من تحميل تلك البيانات إلى نظام ما والاستفادة منها بشكل فعال".

التقييم

شرع الفريق في البحث عن أدوات تجميع البيانات وإعداد التقارير المخصصة لمكاتب إدارة الثروات العائلية، وأعد قائمة تضم ثمانية خيارات محتملة. وأدت مقارنة القدرات ومدى ملاءمة كل خيار إلى تضييق نطاق الاختيار إلى عدد قليل منها، وبعد إجراء مكالمات تعريفية، حدد المكتب خيارين نهائيين.

في تلك المرحلة، استعانت الشركة بخبير استشاري من أحد البنوك الاستثمارية، وتتمثل مهمته في البحث عن هذا النوع بالذات من مقدمي الخدمات. وكان تقييمه أن الفريق قد أدار العملية بشكل صحيح وتوصل إلى القائمة المختصرة الصحيحة.

على الرغم من التنازل الذي قدمه في النهاية المنافس الآخر الذي وصل إلى المرحلة النهائية فيما يتعلق بالسعر، فقد اختارت الإدارة شركة «ماسترو» على أي حال، وذلك لأربعة أسباب:

1. تمت معالجة كل شيء داخليًّا
   
   كان تحميل بيانات الأسواق الخاصة عبر المنصة الأخرى سيتطلب الاستعانة بمزود خارجي. وقال رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات: «لم نرغب في التعامل مع مزودين خارجيين ثم نجد أنفسنا فجأة نتبادل الاتهامات، لأنه عندما لا تسير الأمور على ما يرام، يكون اللوم عليهم أو علينا». «أردنا مزودًا واحدًا يساعدنا طوال العملية بأكملها».

2. كانوا يبحثون عن شريك على المدى الطويل
   
   قدمت عدة شركات دخلت السوق مؤخرًا منتجات مبتكرة، لكن رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات كان قلقًا من احتمال تكرار هذه العملية بعد ثلاث سنوات، بعد الانتهاء من بناء التصنيف وتحميل البيانات التاريخية. وقال: «لم نكن نرغب في التعامل مع شركة قد يتم بيعها لجهة أخرى بعد ثلاث سنوات». «كنا نبحث عن شريك طويل الأمد».

3. كان من الضروري أن تتوافق المنصة مع تصنيف أصول المكتب
   
   . تفترض معظم الأنظمة وجود تصنيف قياسي، لكن هذا المكتب أمضى عامين في بناء مجموعة فريدة من الفئات لدعم أسلوبه الاستثماري. ولن تكون المنصة التي لا تستطيع التكيف مع ذلك ذات فائدة تذكر. قال رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات: «ينص النظام الرئيسي القياسي على أن كل شيء يندرج تحت فئة الأسهم الخاصة أو الائتمان الخاص، لكن لدينا 10 أنواع مختلفة من الأسهم الخاصة».
   
   وأراد المدير المالي الحصول على نفس الضمان: «أن نكون قادرين على إعداد التقارير بالطريقة التي نريدها، دون أن نضطر إلى التقيّد بالطريقة التي يصنف بها الآخرون الأمور».
4. تُخزَّن البيانات في سويسرا
   
   ونظرًا لأن هذه العائلة تحرص على خصوصيتها وتولي أهمية كبيرة للأمن والسرية، فإن استخدام البنية التحتية السويسرية كان عاملاً مميزًا لـ Masttro. وعلق مدير قسم تكنولوجيا المعلومات قائلاً: «كان استضافة البيانات في سويسرا أحد أهم العوامل التي جذبتنا إلى هذه الخدمة». «نحن نحب خصوصيتنا ونرغب في الحفاظ عليها».

النتائج

بدأ المكتب استخدام نظام «ماسترو» في الربع الأول من عام 2026.

أول ما تغير هو من يمكنه إعداد التقرير ومتى. ونظرًا لأن عضوي الفريق يفصل بينهما أربع مناطق زمنية، فإن يوم عمل المدير المالي ينتهي في منتصف فترة ما بعد الظهر بالنسبة للمدير التنفيذي لتكنولوجيا المعلومات. وفي السابق، كانت الأسئلة تظل معلقة حتى صباح اليوم التالي ما لم يقم المدير المالي بتسجيل الدخول مرة أخرى بعد انتهاء ساعات العمل.

اليوم، يمكن لكل من أعضاء الفريق إنشاء التقارير وتشغيلها ونشرها. ولا يزال المدير المالي هو صاحب البيانات، لكن عملية إعداد التقارير لم تعد تمر عبره وحده.

كما أصبحت عمليات الاستثمار البديل مؤتمتةً اليوم. حيث يقوم نظام الذكاء الاصطناعي «Alternatives AI» من Masttro بقراءة وثائق طلبات توفير رأس المال والتوزيع والتقييم فور استلامها. ويكتسب وجود سير عمل قابل للتوسع للتعامل مع هذه الوثائق أهميةً بالغة بالنسبة لهذه العائلة، نظراً لأن محفظتها الاستثمارية تميل بشكل كبير نحو الأسواق الخاصة.

بالنسبة للمدير المالي، ساهمت «ماسترو» في تحسين سرعة عمل المكتب مع تعزيز الثقة في عملية إعداد التقارير. وقال: «لديك مصدر بيانات موثوق واحد. فأنت تعلم، عند الضغط على ذلك الزر، أن البيانات تُستمد من ذلك المصدر الموثوق الوحيد. في حين أنه مع حل جداول البيانات المتعددة، كان هناك دائمًا هذا التساؤل: «هل قمت بذلك بشكل صحيح؟ هل هناك رابط مفقود؟ هل تم تحديث كل شيء بشكل صحيح؟»

وبالنسبة لرئيس قسم تكنولوجيا المعلومات، فإن هذه الثقة تتيح له التحقق من حجم التعرض للمخاطر على مستوى الصناديق من خلال التطبيق المحمول أثناء سفره أو عندما يكون بعيدًا عن مكتبه. "يمكنني معرفة المبلغ المحدد الذي استثمرناه في كل صندوق من صناديقنا عندما أكون في طريق."

ماذا سيحدث بعد ذلك

لا يزال المكتب يعمل على توسيع نطاق استخدامات برنامج «ماسترو». فباستخدام «خريطة الثروة العالمية»، يقوم المدير المالي برسم خريطة لصناديق الائتمان العائلية وإعداد تقارير مخصصة لأفراد العائلة بخلاف رب الأسرة. ولا يزال الجيل القادم بعيدًا عدة سنوات عن امتلاك قدر ملموس من الأصول، لذا فإن عملية رسم الخرائط هذه تُعد إضافةً وليس أمرًا حيويًّا. كما أنه مع دخول نظام «Masttro» حيز التشغيل منذ حوالي 6 أشهر، يفكر كل من رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات والمدير المالي في التقارير الإضافية التي يمكن إنشاؤها لدعم عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالمحفظة الاستثمارية وتحسين توقعات التدفقات النقدية للصندوق في المستقبل.

ويتمثل الهدف على المدى القريب في الاستفادة من الكفاءة التشغيلية للمكتب. وبفضل ما يوفره «ماسترو» من تسريع كبير في عمليات التسوية وإعداد التقارير، يمكن للمكتب تعيين موظف مبتدئ لإدخال البيانات، وتمكين المدير المالي — وهو محاسب يتمتع بخبرة 30 عامًا في مجال الاستثمارات — من التركيز بشكل أكبر على عملية الاستثمار نفسها.

وفي الوقت نفسه، يعمل المكتب أيضًا مدفوعًا بهدف أساسي يتعلق بالحوكمة ومخاطر الاعتماد على الشخصيات الرئيسية. وقال رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات: «إذا صدمتنا حافلة، فيمكن لشخص آخر أن يأتي ويجد كل شيء جاهزًا». «إنه نظام جاهز تمامًا لكي يتولى المسؤولين الجدد زمام الأمور».

لا يمكن لفريق مكون من شخصين يدير 150 صندوقًا عبر كيانين أن يكتفي بحصر المعرفة المؤسسية في جدول بيانات. وبفضل Masttro، أصبحت هذه المعرفة الآن جزءًا من نظام متكامل.