一家離岸單一家族辦公室將超過 130 支基金整合至 Masttro 平台
一家擁有超過 45 年投資歷史的離岸單一家族辦公室，目前透過 Masttro 管理著 130 多個基金及兩個法律實體。過去每週需耗費數小時透過試算表進行的手動報表編製，如今僅需 10 秒即可完成，且能確保輸出結果完整且準確。
挑戰
經營這家事務所的家族近50年來一直積極進行投資。這意味著他們管理著一套複雜的投資組合，包含由50至60位基金經理人管理的130至150檔基金，並透過兩個法律實體及一組家族信託進行持有。
投資主要集中於私募市場。僅私募股權一項，在該部門的內部分類體系中便涵蓋了 10 種不同的子策略。部分管理人的估值資料每月提供一次，部分則每季提供一次；有些資料是透過經紀商平台取得，有些是透過過戶代理商平台取得，還有些則是透過電子郵件附件傳送。
現任財務長於 2024 年初加入家族辦公室時，將該辦公室原先單一的追蹤試算表重新建構為三個相互連結的工作簿。第一個工作簿為每個投資項目各設一個工作表，並記錄所有變動與計算結果；第二個工作簿按月彙總持倉狀況；第三個工作簿則彙整績效報告。後兩個工作簿的資料皆取自第一個工作簿。
這套三本書的體系雖然奏效，但這正是問題的一部分。
「這些系統雖然相當穩健，但需要大量手動輸入。」財務長表示。「每當收到估值結果，就必須在試算表中進行前瞻性撥備、輸入新的估值，並處理贖回及增資請求。」
「一旦讓系統上線運作後，每週大概花個一兩天，其中大部分時間都用在回頭檢查上，」他說。「這就是試算表的麻煩之處。它們很容易出現人為錯誤。公式無法如預期般複製，連結也會中斷。你真的得時刻保持警惕。」
維護工作僅是其中一半。在將按資產類別劃分的績效分析報告提交給資訊長之前，財務長必須花時間對分析結果進行合理性檢查，以確保其與基礎數據一致。
除了時間需求和出錯風險之外，可供參考的歷史資料也相當有限。該部門雖然一直都知道資產在特定時刻的價值，但直到 2024 年初導入新的試算表後，才得以追蹤資產隨時間變動的價值。
「我們始終清楚資產在任何時間點的價值，但手邊的歷史數據卻相當有限，」首席資訊長表示。「因此，任何分析都會受到試算表中所記錄的歷史數據所限制。隨著時間推移，這些數據逐漸增加，我們所能進行的分析也因此變得更加實用。」
評估
該團隊著手研究適用於家族辦公室的彙總與報表工具，並列出八項候選方案。經由比較各項功能與適用性後，候選名單已縮減至寥寥數項；經過初步電話洽談後，該辦公室已鎖定兩家最終候選廠商。
當時，該辦公室邀請了一位來自投資銀行的顧問，其職責正是負責物色此類服務供應商。他的結論是，團隊已正確執行了整個流程，並篩選出合適的候選名單。
儘管另一家入圍廠商最終在價格上做出了讓步，該辦公室仍基於以下四個理由選擇了 Masttro：
- 所有流程均在內部完成
若透過其他平台載入私募市場數據，則需仰賴第三方供應商。「我們不希望與外部供應商打交道，然後突然間大家互相推諉責任，因為一旦出現問題，不是怪他們，就是怪我們，」首席資訊長表示。「我們希望找一家供應商，能協助我們完成整個流程。」
- 他們希望找到一位長期合作夥伴
雖然有幾家新進業者提供了創新產品，但首席資訊長擔心，在建立分類法並載入歷史資料後，三年後可能會重蹈覆轍。「我們不希望與一家三年後可能會被轉售給其他公司的企業合作，」他表示。「我們正在尋找一位長期合作夥伴。」
- 該平台必須遵循該辦公室的資產分類法
大多數系統都假設存在標準分類，但該辦公室耗時兩年建立了一套獨特的分類體系，以支援其投資風格。若平台無法適應此分類體系，其實用性將大打折扣。 「標準的主系統將所有項目都歸類為私募股權或私募信貸，但我們有 10 種不同類型的私募股權，」首席投資官表示。
財務長也希望獲得同樣的保證：「能夠按照我們想要的方式進行報告，而不是被硬塞進別人的分類體系中。」
- 資料存放於瑞士
鑑於該家族重視隱私，並極度重視安全與保密性，採用瑞士基礎設施使 Masttro 脫穎而出。「將資料託管於瑞士，是對我們而言的一大賣點，」首席資訊長表示。「我們就是重視隱私，也希望維持這種隱私。」
結果
該辦公室於 2026 年第一季正式啟用 Masttro 系統。
首先改變的是，誰能在何時產出報告。由於這兩位團隊成員相隔四個時區，當財務長（CFO）的一天結束時，恰逢資訊長（CIO）的下午時段。過去，除非財務長在下班後重新登入系統，否則問題都得等到隔天早上才能得到解答。
如今，兩位團隊成員都能建立、執行及發布報表。財務長雖然仍擁有資料的所有權，但報表的流轉已不再僅由他一人負責。
「現在我只要按一下按鈕，系統就會自動生成報告，」資訊長表示。「整個過程只需 10 秒，而過去要為我們執行並驗證這些報告，恐怕得花上好幾個小時。」
如今，另類投資的處理流程也已實現自動化。Masttro 的「另類投資 AI」能在文件接收時，自動解析資本徵集、分派及估值文件。鑑於該家族投資組合的比重主要集中在私募市場，擁有可擴展的工作流程來處理這些文件，對他們而言至關重要。
對財務長而言，Masttro 不僅提升了部門的運作速度，也增強了整個報表流程的可靠性。「您擁有一套『黃金資料來源』，」他表示。「當您按下那個按鈕時，就知道資料是從這套『黃金資料來源』擷取而來。反觀使用多張試算表的解決方案，總會讓人產生這樣的疑慮：『我算對了嗎？有沒有漏掉連結？所有資料都更新正確了嗎？』」
對首席投資官而言，這種信心體現為：即使在出差或不在辦公桌前時，也能透過行動應用程式查看各基金的投資曝險狀況。「當我出差在外時，我可以精確查到我們在每檔基金中投資了多少。」
接下來會發生什麼
該辦公室仍在持續拓展 Masttro 的應用範圍。財務長透過「全球財富地圖」，繪製家族信託的結構圖，並為家族中除族長以外的成員準備個別報表視圖。由於下一代距離持有具實質意義的資產尚需數年時間，因此這項繪製工作屬於輔助性質，而非關鍵任務。 此外，隨著 Masttro 系統上線運作約 6 個月，投資長（CIO）與財務長（CFO）正著手規劃可建置哪些額外的報表功能，以支援投資組合決策，並提升未來基金現金流預測的準確性。
預約初步諮詢
立即預約體驗，了解為何來自 40 多個國家的 400 多家頂尖家族辦公室都選擇 Masttro：
透過 700 多個託管帳戶連結，全面掌握財富狀況，無死角。
自動化資料與文件匯入功能，可免除手動收集與核對的步驟。
專為複雜環境而設計，透過單一安全系統整合資產、實體與報表管理。
採固定定價模式，而非依資產管理規模（AUM）計費，因此業務成長不會導致平台成本增加或產生隱藏費用。
