Offshore single-family office brengt meer dan 130 fondsen onder bij Masttro
Een offshore single-family office met meer dan 45 jaar beleggingservaring beheert nu meer dan 130 fondsen en twee rechtspersonen via Masttro. Het handmatig opstellen van rapportages op basis van spreadsheets, wat vroeger meerdere uren per week in beslag nam, kost nu nog maar 10 seconden, met de zekerheid dat de resultaten volledig en nauwkeurig zijn.
De uitdaging
De familie achter dit kantoor is al bijna 50 jaar actief als belegger. Dat betekent dat ze een ingewikkelde portefeuille beheren, met 130 tot 150 fondsen verdeeld over 50 tot 60 beheerders, die worden aangehouden via twee rechtspersonen en een reeks familietrusts.
De investeringen zijn geconcentreerd op particuliere markten. Alleen al private equity omvat volgens de eigen taxonomie van het kantoor tien verschillende substrategieën. Sommige beheerders sturen maandelijks hun waarderingen door, anderen elk kwartaal; sommige worden verkregen via makelaarsportalen, andere via portalen van transferagenten en weer andere als bijlagen bij e-mails.
Toen de huidige CFO begin 2024 bij het family office in dienst trad, heeft hij het spreadsheet waarin alle gegevens in één bestand werden bijgehouden, omgebouwd tot drie onderling gekoppelde werkboeken. Het eerste werkboek bevatte een tabblad per investering, waarin elke transactie en berekening werd vastgelegd. Het tweede werkboek gaf een overzicht van de posities per maand, en het derde werkboek rapporteerde de prestaties. De laatste twee werkboeken haalden hun gegevens uit het eerste.
Dit systeem met drie boeken werkte wel, maar dat was juist een deel van het probleem.
"Ze waren behoorlijk robuust, maar er moest veel handmatig worden ingevoerd", aldus de CFO. "Als er nieuwe waarderingen binnenkwamen, moesten we in de spreadsheets de cijfers doorrekenen, de nieuwe waardering invoeren en terugbetalingen en kapitaaloproepen verwerken."
"Toen ik het eenmaal aan de praat had gekregen, kostte het me waarschijnlijk een paar dagen per week, waarvan een groot deel alleen maar bestond uit het controleren van de gegevens," zei hij. "Dat is het probleem met spreadsheets. Ze zijn gevoelig voor menselijke fouten. Formules worden niet zoals bedoeld gekopieerd, koppelingen raken verbroken. Je moet echt goed opletten."
Het onderhoud was nog maar het halve werk. Voordat de CFO de CIO een overzicht van de prestaties per activaklasse kon overhandigen, moest hij eerst de tijd nemen om de resultaten te controleren en er zeker van te zijn dat deze overeenkwamen met de onderliggende gegevens.
Naast de tijdsinvestering en het risico op fouten was er ook maar weinig historische gegevens om mee te werken. Het kantoor wist altijd wel wat een actief op een bepaald moment waard was, maar pas door de invoering van de nieuwe spreadsheets begin 2024 kon de waarde van een actief in de loop van de tijd worden bijgehouden.
"We wisten altijd wat de waarde van de activa op elk moment was, maar we beschikten slechts over een beperkt aantal historische waarden," zei de CIO. "Elke analyse werd dus beperkt door de historische gegevens die in de spreadsheets waren vastgelegd. Naarmate de tijd verstreek, nam dit aantal toe en daardoor werden de analyses die we konden uitvoeren steeds bruikbaarder."
De evaluatie
Het team ging aan de slag met het onderzoeken van aggregatie- en rapportagetools voor family offices en stelde een lijst op met acht kandidaten. Door de mogelijkheden en geschiktheid te vergelijken, werd het aantal teruggebracht tot een handvol, en na een aantal kennismakingsgesprekken had het kantoor twee finalisten op het oog.
Op dat moment schakelde het kantoor een consultant van een investeringsbank in, wiens taak het is om precies dit soort dienstverleners te vinden. Zijn oordeel was dat het team het proces correct had uitgevoerd en tot de juiste shortlist was gekomen.
Ondanks een uiteindelijke prijsconcessie van de andere finalist koos het kantoor toch voor Masttro, en wel om vier redenen:
- Alles bleef in eigen beheer
. Om gegevens over particuliere markten via het andere platform te laden, zou een externe leverancier nodig zijn geweest. „We wilden niet te maken hebben met externe leveranciers waarbij iedereen plotseling met de vinger naar elkaar wijst, want als er iets misgaat, is het hun schuld, of juist onze schuld,” aldus de CIO. „We wilden één leverancier die ons door het hele proces heen zou begeleiden.”
- Ze waren op zoek naar een partner voor de lange termijn
Verschillende nieuwkomers boden innovatieve producten aan, maar de CIO was huiverig om dit proces over drie jaar mogelijk opnieuw te moeten doorlopen, nadat de taxonomie was opgezet en de historische gegevens waren ingeladen. „We wilden niet in zee gaan met iemand die over drie jaar aan iemand anders wordt verkocht,” zei hij. „We waren op zoek naar een partner voor de lange termijn.”
- Het platform moest de activataxonomie van het kantoor volgen
De meeste systemen gaan uit van een standaardclassificatie, maar dit kantoor had twee jaar besteed aan het opzetten van een unieke reeks categorieën ter ondersteuning van hun beleggingsstijl. Een platform dat zich hier niet aan kon aanpassen, zou slechts beperkt bruikbaar zijn. "Volgens het standaardmastersysteem valt alles onder private equity of private credit, maar wij hebben tien verschillende soorten private equity", aldus de CIO.
De CFO wilde dezelfde garantie: "Dat we dingen kunnen rapporteren zoals wij dat willen, en niet gedwongen worden om ons aan te passen aan de manier waarop iemand anders zaken categoriseert."
- De gegevens worden in Zwitserland opgeslagen
Aangezien de familie veel waarde hecht aan privacy en zowel veiligheid als vertrouwelijkheid hoog in het vaandel heeft staan, onderscheidt Masttro zich door gebruik te maken van Zwitserse infrastructuur. „Dat de gegevens in Zwitserland worden gehost, was voor ons een van de belangrijkste pluspunten”, aldus de CIO. „We hechten gewoon veel waarde aan onze privacy en willen die graag behouden.”
De resultaten
Het kantoor is in het eerste kwartaal van 2026 live gegaan met Masttro.
Het eerste wat veranderde, was wie er een rapport kon opstellen en wanneer. Omdat de twee teamleden vier tijdzones van elkaar verwijderd zitten, eindigt de werkdag van de CFO midden in de middag van de CIO. Vroeger moesten vragen wachten tot de volgende ochtend, tenzij de CFO na sluitingstijd weer inlogde.
Tegenwoordig kunnen beide teamleden rapporten opstellen, uitvoeren en publiceren. De CFO blijft eigenaar van de gegevens, maar de rapportage verloopt niet langer uitsluitend via hem.
"Nu hoef ik alleen maar op een knop te drukken en krijg ik de rapporten automatisch", zei de CIO. "Het duurt nog geen 10 seconden, terwijl het vroeger waarschijnlijk enkele uren werk zou hebben gekost om die rapporten voor ons te genereren en te valideren."
Ook de verwerking van alternatieve beleggingen is tegenwoordig geautomatiseerd. De Alternatives AI van Masttro leest bij ontvangst documenten over kapitaaloproepen, uitkeringen en waarderingen. Het beschikken over een schaalbare workflow voor de verwerking van deze documenten is voor deze familie van buitengewoon groot belang, aangezien hun portefeuille sterk gericht is op particuliere markten.
Voor de CFO heeft Masttro de werksnelheid op de afdeling verbeterd en tegelijkertijd het vertrouwen in de rapportage vergroot. "Je hebt één betrouwbare gegevensbron," zei hij. "Als je op die knop drukt, weet je dat de gegevens uit die ene betrouwbare bron worden gehaald. Terwijl je bij de oplossing met meerdere spreadsheets altijd twijfelde: ‘Heb ik het wel goed gedaan? Ontbreekt er een koppeling? Is alles correct bijgewerkt?’"
Voor de CIO betekent dat vertrouwen dat hij onderweg of wanneer hij niet achter zijn bureau zit, via de mobiele app de blootstelling per fonds kan controleren. "Als ik onderweg ben, kan ik precies zien hoeveel we in elk van onze fondsen hebben belegd."
Wat volgt er nu?
Het kantoor breidt zijn gebruik van Masttro nog steeds uit. Met behulp van de Global Wealth Map brengt de CFO de familietrusts in kaart en stelt hij individuele rapportages op voor familieleden buiten de patriarch om. De volgende generatie is nog enkele jaren verwijderd van het bezit van een aanzienlijk vermogen, dus deze inventarisatie is eerder een aanvulling dan van cruciaal belang. Nu Masttro ongeveer zes maanden in gebruik is, denken de CIO en de CFO na over welke aanvullende rapportages kunnen worden ontwikkeld om de besluitvorming over de portefeuille te ondersteunen en de prognoses voor toekomstige kasstromen van fondsen te verbeteren.
Maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek
Boek een demo en ontdek waarom meer dan 400 toonaangevende family offices in meer dan 40 landen voor Masttro kiezen:
Meer dan 700 bewaarnemingsrekeningen voor een volledig overzicht van uw vermogen, zonder blinde vlekken.
Geautomatiseerde invoer van gegevens en documenten, waardoor handmatig verzamelen en afstemmen overbodig wordt.
Ontworpen voor complexe situaties, met één veilig systeem voor activa, entiteiten en rapportage.
Vaste prijzen, niet gebaseerd op het beheerd vermogen (AUM), zodat groei niet leidt tot hogere platformkosten of verborgen kosten.
