Faça um pequeno exercício de planeamento de cenários.

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Ou seja, antes de iniciar qualquer instalação tecnológica de grande envergadura, vale sempre a pena fazer uma pausa para imaginar o que poderá correr mal. Não, não somos catastrofistas. Somos realistas e sabemos por experiência própria que as instalações mais tranquilas são aquelas em que os problemas são enfrentados de frente.

Tendo isso em conta, eis as cinco armadilhas mais comuns na implementação de tecnologias, acompanhadas de conselhos sobre como minimizar a probabilidade de que ocorram ou as consequências caso venham a ocorrer.

• Os custos ocultos esgotam rapidamente o seu orçamento. Antes de assinar qualquer contrato, peça ao fornecedor cinco exemplos de taxas adicionais ou sobretaxas. Cobram por hora pelo apoio técnico? Tem de pagar mais por determinados módulos? Em seguida, elabore um orçamento que inclua todos os custos potenciais e, depois, peça ao fornecedor para o analisar e dar uma opinião sincera sobre o que falta, com base na sua experiência com organizações de dimensão e tipo semelhantes. Utilize estes valores finais como orientação para a despesa total.
• A sua organização não dispõe dos recursos necessários para implementar adequadamente a nova tecnologia. Adições a uma pilha tecnológica requerem geralmente recursos internos. Para garantir que está a planear adequadamente, identifique as funções e responsabilidades necessárias numa fase inicial do processo e envolva o(s) colaborador(es) encarregado(s) de supervisionar a implementação nas conversas com o fornecedor. Dessa forma, eles poderão alertar se considerarem que o que está a ser proposto não é viável. Se não dispõe de recursos internos, pergunte se o fornecedor trabalha com uma consultora externa que possa ajudar a gerir o processo e torná-lo harmonioso, sem sobrecarregar a sua equipa.
• A sua organização carece de uma estratégia de entrada no mercado bem definida. Se ainda não implementou essa tecnologia, é difícil identificar as «incógnitas conhecidas» que podem causar problemas durante a implementação. O fornecedor, no entanto, deve estar muito familiarizado com essas questões. Por isso, certifique-se de rever os seus planos de implementação com ele, perguntando quais os elementos que lhe faltam ou que está a subestimar. Confie na experiência dele para o ajudar a planear tudo aquilo com que não sabe que precisa de se preocupar.
• Podem surgir problemas tecnológicos inesperados. Converse separadamente com o fornecedor sobre estas falhas técnicas, pedindo exemplos específicos de problemas recorrentes e como são resolvidos: dispõem de um protocolo de solução alternativa ou de uma equipa que lida com esses problemas? Conhecer antecipadamente os problemas mais comuns tornará a situação menos stressante quando estes ocorrerem na sua organização.
• A sua equipa enfrenta a «queda de implementação». No seu livro «Leading in a Culture of Change», o especialista em reformas educativas Michael Fullan introduziu o conceito de «queda de implementação», que consiste na inevitável «queda no desempenho e na confiança quando se depara com uma inovação que exige novas competências e novos conhecimentos». Uma liderança forte e positiva pode ajudar a amenizar e a normalizar os sentimentos difíceis entre os membros da equipa, para que todos possam manter-se focados na tarefa em mãos. Além disso, trabalhe com o fornecedor para estabelecer uma série de pequenas vitórias fáceis para todos.

Sim, a mudança pode ser difícil. Mas também é necessária se quiser manter a relevância e fazer crescer a sua organização. Ao estabelecer uma boa comunicação com o fornecedor e a sua equipa, e através de um planeamento antecipado, pode evitar muitos dos obstáculos que surgem frequentemente, de modo a que o processo de implementação decorra sem problemas.

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