Tras una larga búsqueda de software, las family offices suelen querer pasar directamente a la implementación, y nuestro equipo ha comprobado que los procesos de puesta en marcha son mucho más fluidos cuando se anticipan los problemas desde el principio. Hemos redactado este documento para exponer cinco errores habituales en la implementación tecnológica y cómo planificarse para sortear cada uno de ellos. Antes de que comience vuestra propia puesta en marcha, podéis utilizarlo para realizar un breve ejercicio de planificación de escenarios y acordar de antemano quién se encargará de gestionar cada riesgo.
Utilizamos herramientas de inteligencia artificial para recopilar información y agilizar la redacción del primer borrador. Así pudimos dedicar más tiempo a contrastar cada dato con el informe original y a añadir lo que observamos en las conversaciones con los clientes. Un editor de Masttro revisó cada afirmación, y los miembros de nuestro equipo leyeron el artículo antes de su publicación.
Principales conclusiones
Tras un largo proceso de búsqueda, su organización está a punto de implantar una nueva tecnología. Usted está comprensiblemente entusiasmado, porque realmente imagina este nuevo software o plataforma como la solución a innumerables retos organizativos. Pero después de haber ayudado a innumerables clientes a implantar este tipo de soluciones -y de haber implantado algunas nosotros mismos-, en Masttro consideramos que es nuestro deber ofrecer algunos sabios consejos:
Haz una pequeña planificación de escenarios.
Es decir, antes de empezar cualquier instalación tecnológica importante, siempre merece la pena pararse a imaginar qué podría salir mal. No, no somos catastrofistas. Somos realistas y sabemos por experiencia que las instalaciones menos problemáticas se producen cuando los problemas se afrontan de frente.
Teniendo esto en cuenta, he aquí los cinco errores más comunes en la implantación de tecnología, con consejos sobre cómo minimizar la probabilidad de que ocurran o las consecuencias en caso de que ocurran.
- Los costes ocultos se comen rápidamente tu presupuesto. Antes de firmar ningún contrato, pida al proveedor cinco ejemplos de tarifas adicionales o recargos. ¿Cobran por hora de asistencia? ¿Hay que pagar más por determinados módulos? A continuación, elabore un presupuesto que incluya todos los costes potenciales y pida al proveedor que lo revise y le proporcione información sincera sobre lo que falta basándose en su experiencia con organizaciones de tamaño y tipo similares. Utilice estas cifras finales como guía para el gasto final.
- Su organización carece de los recursos para implantar correctamente la nueva tecnología. Las ampliaciones de una pila tecnológica suelen requerir recursos internos. Para asegurarse de que está planificando correctamente, identifique las funciones y responsabilidades necesarias al principio del proceso e incluya en la conversación con el proveedor al empleado o empleados a los que encargue la supervisión de la implantación. De este modo, podrán hacer sonar las alarmas si no creen que lo que se avecina sea factible. Si carece de recursos internos, pregunte si el proveedor trabaja con una consultoría externa que pueda ayudarle a gestionar el proceso y hacerlo fluido sin estresar a su equipo.
- Su organización carece de una estrategia de salida al mercado completamente formada. Si no ha implantado una tecnología de este tipo, es difícil identificar las "incógnitas conocidas'' que pueden crear problemas durante el despliegue. El proveedor, sin embargo, debería estar muy familiarizado con estos problemas. Así que no deje de revisar sus planes de implantación con él, preguntándole qué elementos le faltan o subestima. Confíe en su experiencia para que le ayude a planificar todo aquello de lo que no sabe que tiene que preocuparse.
- Hay problemas tecnológicos inesperados. Mantenga una conversación aparte con el proveedor sobre los contratiempos tecnológicos y pídale ejemplos concretos de problemas habituales y cómo se resuelven: ¿Disponen de un protocolo de solución o de un equipo que se ocupe de estos problemas? Un conocimiento previo de los problemas más comunes hará que sea menos estresante cuando le ocurra a su organización.
- Su equipo sufre un "bajón de implementación". En su libro "Leading in a Culture of Change" (Liderar en una cultura del cambio), el experto en reformas educativas Michael Fullan introdujo el concepto de "bajón en la implementación", que es la inevitable "caída en el rendimiento y la confianza cuando uno se enfrenta a una innovación que requiere nuevas habilidades y nuevos conocimientos". Un liderazgo firme y positivo puede ayudar a mitigar y normalizar los sentimientos difíciles entre los miembros del equipo, de modo que todos puedan seguir centrados en la tarea que tienen entre manos. Asimismo, colabore con el proveedor para establecer una serie de pequeñas victorias fáciles para todos.
«Valoro mucho su excelente servicio de atención al cliente. El equipo es atento y comprometido, y no se limita únicamente a la implementación del software. Me han ayudado mucho en diferentes situaciones».
Cinco cuadros de mando que todo propietario de patrimonio necesita
Sí, el cambio puede ser difícil. Pero también es necesario si quiere seguir siendo relevante y hacer crecer su organización. Mediante una buena comunicación con el proveedor y su equipo, y una planificación previa, puede evitar muchos de los obstáculos que suelen surgir para que el proceso de implantación transcurra sin contratiempos.
¿Quiere saber cómo Masttro puede ayudarle en esta transición? Concierte una cita con uno de nuestros expertos en tecnología patrimonial.
«La configuración inicial fue muy sencilla, y el equipo de Masttro nos prestó una ayuda inestimable durante todo el proceso. La eficiencia que hemos conseguido al implantar Masttro en nuestra pequeña empresa de cuatro empleados ha sido fantástica».
"Masttro rápidamente resultó ser mucho más que un proveedor de tecnología.... Su modelo de negocio los convierte en un verdadero socio tecnológico que nos apoya proactivamente en nuestra estrategia de crecimiento y, a su vez, ha diferenciado enormemente nuestra propuesta de valor."
"Creo que Masttro ha sido una guía de cómo podemos hacerlo mejor, de cómo debemos organizarnos. Nos ha ayudado a entender dónde estamos hoy para poder mirar al futuro."
