Algunos directores nos comentan que conservan los documentos confidenciales en papel o en el correo electrónico porque consideran que las plataformas digitales entrañan más riesgos. Los «Papeles de Panamá» y otras filtraciones similares demuestran que la mayor amenaza suele ser una persona interna con acceso a la información, y no solo un pirata informático externo. Hemos escrito este artículo para explicar cómo una plataforma digital con los controles adecuados puede reducir ambos riesgos, de modo que su oficina pueda revisar quién tiene acceso a sus datos en la actualidad y cómo se regula dicho acceso.
Utilizamos herramientas de inteligencia artificial para recopilar información y agilizar la redacción del primer borrador. Así pudimos dedicar más tiempo a contrastar cada dato con el informe original y a añadir lo que observamos en las conversaciones con los clientes. Un editor de Masttro revisó cada afirmación, y los miembros de nuestro equipo leyeron el artículo antes de su publicación.
Principales conclusiones
En abril de 2016 se filtraron 11,5 millones de documentos de la base de datos del bufete de abogados panameño Mossack Fonseca. Los Papeles de Panamá, como llegó a conocerse la ignominiosa filtración, no fueron el único incidente de este tipo. Los Paradise Papers ofrecían más información, incluidos detalles de la finca privada de la reina Isabel, al igual que los Pandora Papers.
Cada uno de estos casos pone de relieve el poder de las personas para divulgar información confidencial. En el caso de los Papeles de Panamá, una fuente, que se hizo llamar "John Doe", se puso en contacto con un periódico alemán, se ofreció a entregar los datos y así se hizo.
Lo que hay que saber: Aunque una organización se proteja rigurosamente contra los piratas informáticos, sigue siendo posible que se produzca una fuga de datos desde dentro.
Las family offices de todo tipo y tamaño y las instituciones que les prestan servicios son especialmente vulnerables a los trabajos internos. Sus clientes suelen ser muy conocidos y los medios de comunicación pueden estar interesados en sus datos. Por eso, al asociarse con proveedores de tecnología, es natural que las family offices y las instituciones que les prestan servicios piensen: Nuestro proveedor puede proteger los datos de los clientes frente a terceros, pero ¿y el propio proveedor?
En Masttro, creemos que es una preocupación válida e inteligente. La solución es seleccionar una plataforma WealthTech que tome las precauciones más estrictas, incluyendo controles como estos:
- Transferencia automática de datos. Con algunas soluciones WealthTech, los datos se transmiten automáticamente desde la institución financiera a la plataforma segura sin intervención ni interferencia del proveedor. Esto significa que la visibilidad, la calidad y el control de los datos no se ven comprometidos por la manipulación o el "screen scraping" del proveedor.
- Gestión de datos auditada cuando sea necesario. En los casos en que la transferencia automatizada de datos es imposible, las mejores plataformas WealthTech proporcionan a los usuarios una funcionalidad alternativa de gestión de datos y flujo de trabajo que cuenta con controles de auditoría, lo que evita la necesidad de que el proveedor de tecnología vea nombres, ubicaciones, cifras y documentos.
- Doble cifrado. Para almacenar y transmitir la información de forma segura, algunos proveedores de WealthTech cifran los datos en tránsito, en reposo y en uso. Se añade una segunda capa de protección para cada cliente individual mediante la autenticación multifactor (MFA) y claves de cifrado privadas que impiden que otros, incluido el vendedor, vean los datos de sus clientes.
- Almacenamiento centralizado. Cuando los documentos se cifran y almacenan en un lugar centralizado, como una cámara acorazada digital, no hay copias impresas ni archivos adjuntos de correo electrónico flotando por ahí con riesgo de ser filtrados.
Cinco cuadros de mando que todo propietario de patrimonio necesita
Muchas family offices ya han adoptado soluciones tecnológicas. Otras se muestran más indecisas, frenadas por inquietudes de seguridad. En Masttro, creemos que, aparte de las mejoras en eficiencia que aporta WealthTech -y son muchas-, los procesos digitales también ofrecen un nivel de seguridad que los procesos manuales nunca podrían proporcionar. Este es especialmente el caso de las plataformas WealthTech que protegen los datos de los clientes no sólo de agentes malintencionados, sino de ellos mismos.
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«El Portal de Comunicación Segura es muy útil. Me ayuda durante nuestras reuniones mensuales con los clientes, ya que me ofrece una visión global de la cartera consolidada de cada uno de ellos. Lo que antes me llevaba días de trabajo, ahora lo puedo hacer simplemente comprobando que la información coincide con los extractos bancarios».
"Masttro nos permite consolidar todos los custodios y configurar toda la estructura legal para ofrecer a nuestros clientes una visión integral de sus activos."
«Valoro mucho su excelente servicio de atención al cliente. El equipo es atento y comprometido, y no se limita únicamente a la implementación del software. Me han ayudado mucho en diferentes situaciones».
