Offshore-Single-Family-Office konsolidiert mehr als 130 Fonds auf Masttro

Die Herausforderung

Die Familie, die hinter diesem Büro steht, investiert seit fast 50 Jahren aktiv. Das bedeutet, dass sie ein komplexes Portfolio verwaltet, das aus 130 bis 150 Fonds von 50 bis 60 Fondsmanagern besteht und über zwei juristische Personen sowie eine Reihe von Familienstiftungen gehalten wird.

Die Investitionen konzentrieren sich auf private Märkte. Allein der Bereich Private Equity umfasst in der firmeneigenen Taxonomie zehn verschiedene Teilstrategien. Die Bewertungen gehen bei einigen Managern monatlich ein, bei anderen vierteljährlich; manche werden über Broker-Portale, manche über Transferagent-Portale und manche als E-Mail-Anhänge bezogen.

Als der derzeitige Finanzvorstand Anfang 2024 zum Family Office kam, strukturierte er die bisherige, alles in einer einzigen Tabelle erfassende Arbeitsmappe neu und teilte sie in drei miteinander verknüpfte Arbeitsmappen auf. Die erste enthielt für jede Investition eine eigene Registerkarte, in der alle Bewegungen und Berechnungen erfasst wurden. Die zweite fasste die Positionen monatlich zusammen, und die dritte diente der Darstellung der Wertentwicklung. Die beiden letztgenannten Arbeitsmappen bezogen ihre Daten aus der ersten.

Dieses System mit drei Büchern funktionierte zwar, aber genau das war Teil des Problems.

„Sie waren zwar recht robust, erforderten aber viel manuelle Eingabe“, sagte der Finanzvorstand. „Wenn neue Bewertungen eintrafen, mussten in den Tabellenkalkulationen die Werte fortgeschrieben, die neuen Bewertungen eingegeben und Rücknahmen sowie Kapitalabrufe berücksichtigt werden.“ „Nachdem ich das System zum Laufen gebracht hatte, nahm es wahrscheinlich ein paar Tage pro Woche in Anspruch, wobei ein Großteil der Zeit für Nachprüfungen aufgewendet wurde“, sagte er. „Das ist das Problem mit Tabellenkalkulationen. Sie sind anfällig für menschliche Fehler. Formeln werden nicht wie beabsichtigt kopiert, Verknüpfungen gehen verloren. Man muss wirklich ständig am Ball bleiben.“

Die Pflege war nur die halbe Miete. Bevor der CFO dem CIO eine Aufschlüsselung der Wertentwicklung nach Anlageklassen vorlegen konnte, musste er Zeit darauf verwenden, die Ergebnisse auf Plausibilität zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie mit den zugrunde liegenden Daten übereinstimmten.

Abgesehen vom Zeitaufwand und dem Fehlerrisiko standen nur begrenzte historische Daten zur Verfügung. Die Abteilung wusste zwar stets, welchen Wert ein Vermögenswert zu einem bestimmten Zeitpunkt hatte, doch erst die Einführung der neuen Tabellenkalkulationsprogramme Anfang 2024 ermöglichte es, den Wert eines Vermögenswerts über einen längeren Zeitraum hinweg zu verfolgen.

„Wir wussten zwar immer, welchen Wert die Vermögenswerte zu jedem beliebigen Zeitpunkt hatten, verfügten jedoch nur über begrenzte historische Werte“, sagte der CIO. „Daher waren unsere Analysen durch die in den Tabellenkalkulationen erfassten historischen Daten eingeschränkt. Mit der Zeit wuchs diese Datenmenge, sodass die Analysen, die wir durchführen konnten, immer aussagekräftiger wurden.“

Warum gerade jetzt?

Als die Abteilung beschloss, dass sie ein neues Berichtssystem benötigte, lag das nicht daran, dass etwas nicht funktionierte. Der Grund war vielmehr, dass die manuellen Arbeitsabläufe eine Obergrenze dafür setzten, was zwei Personen letztendlich leisten konnten.

„Es funktionierte gut und wir konnten Berichte erstellen, aber wir dachten, dass wir hier noch viel mehr herausholen könnten“, sagte der CIO. „Alles funktionierte gut. Das Problem war nur, dass es einfach zu viel Zeit in Anspruch nahm.“

Eine Alternative bestand darin, die Mitarbeiterzahl zu erhöhen, doch die Geschäftsleitung lehnte dies ab. „Wir wollten das Team nicht vergrößern und drei oder vier Mitarbeiter in der Finanzabteilung haben“, sagte der CIO. „Das erschien uns nicht wirklich sinnvoll, da es so viele Tools auf dem Markt gab.“

Der Zeitpunkt hatte noch einen weiteren Auslöser. Eine zwei Jahre zuvor erworbene Plattform hätte keine historischen Daten zur Verfügung gestellt, da die Aufzeichnungen am Tag der Inbetriebnahme bei Null begonnen hätten. Bis 2025 hatte das Team durch die manuelle Erfassung genügend historische Daten gesammelt, um diese hochzuladen und tatsächlich zu analysieren – zusammen mit einem vom Büro selbst entwickelten Kategorisierungsschema.

„Wir waren an einem Punkt angelangt, an dem wir genügend Daten gesammelt hatten, um historische Leistungsdaten zu erhalten, die wir dann in ein System hochladen und tatsächlich effektiv nutzen konnten“, sagte der CIO.

Die Bewertung

Das Team machte sich daran, Aggregations- und Berichtstools für Family Offices zu recherchieren, und erstellte eine Liste mit acht Kandidaten. Durch den Vergleich der Funktionen und der Eignung wurde die Auswahl auf eine Handvoll Kandidaten eingegrenzt, und nach ersten Telefonaten hatte das Büro zwei Finalisten im Blick.

Zu diesem Zeitpunkt zog die Kanzlei einen Berater einer Investmentbank hinzu, dessen Aufgabe darin besteht, genau diese Art von Dienstleister zu finden. Sein Fazit lautete, dass das Team den Prozess korrekt durchgeführt und die richtige Auswahlliste erstellt habe.

Obwohl der andere Finalist schließlich preislich nachgab, entschied sich das Büro aus vier Gründen dennoch für Masttro:

1. Alles blieb intern
   
   Das Einlesen von Daten aus privaten Märkten über die andere Plattform hätte einen Drittanbieter erfordert. „Wir wollten nicht mit externen Anbietern zu tun haben, bei denen sich plötzlich alle gegenseitig die Schuld zuschieben, denn wenn etwas nicht funktioniert, ist es mal deren Schuld, mal unsere“, sagte der CIO. „Wir wollten einen einzigen Anbieter, der uns während des gesamten Prozesses unterstützt.“

2. Sie suchten einen Partner für die langfristige Zusammenarbeit
   
   Mehrere neue Marktteilnehmer boten innovative Produkte an, doch der CIO befürchtete, dass sich dieser Prozess in drei Jahren wiederholen könnte, nachdem die Taxonomie aufgebaut und die historischen Daten geladen worden waren. „Wir wollten nicht mit jemandem zusammenarbeiten, der drei Jahre später an einen anderen verkauft wird“, sagte er. „Wir suchten nach einem langfristigen Partner.“

3. Die Plattform musste der Anlageklassifizierung der Behörde entsprechen:
   
   Die meisten Systeme gehen von einer Standardklassifizierung aus, doch diese Behörde hatte zwei Jahre damit verbracht, ein einzigartiges Kategoriesystem zu entwickeln, das ihrem Anlagestil entspricht. Eine Plattform, die sich nicht daran anpassen könnte, wäre nur von begrenztem Nutzen. „Das Standard-Stammdatensystem stuft alles als Private Equity oder Private Credit ein, aber wir haben zehn verschiedene Varianten von Private Equity“, erklärte der CIO.
   
   Der CFO wünschte sich dieselbe Garantie: „Wir wollen in der Lage sein, Dinge so zu berichten, wie wir es wollen, und nicht in die Kategorisierung eines anderen gezwängt zu werden.“
4. Die Daten werden in der Schweiz gespeichert:
   
   Da die Familie sehr auf ihre Privatsphäre bedacht ist und sowohl Sicherheit als auch Vertraulichkeit hoch schätzt, war die Nutzung der Schweizer Infrastruktur ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal von Masttro. „Dass die Daten in der Schweiz gehostet werden, war für uns eines der wichtigsten Argumente“, erklärte der CIO. „Wir legen einfach Wert auf unsere Privatsphäre und möchten diese auch bewahren.“

Die Ergebnisse

Die Niederlassung hat im ersten Quartal 2026 den Betrieb mit Masttro aufgenommen.

Als Erstes änderte sich, wer wann einen Bericht erstellen konnte. Da die beiden Teammitglieder vier Zeitzonen voneinander entfernt sitzen, endet der Arbeitstag des Finanzvorstands mitten am Nachmittag des CIO. Früher mussten Fragen bis zum nächsten Morgen warten, es sei denn, der Finanzvorstand loggte sich nach Feierabend noch einmal ein.

Heute können beide Teammitglieder Berichte erstellen, ausführen und veröffentlichen. Der Finanzvorstand ist nach wie vor für die Daten verantwortlich, doch die Berichterstattung läuft nicht mehr ausschließlich über ihn.

Auch die Bearbeitung von alternativen Anlagen erfolgt heute automatisiert. Die „Alternatives AI“ von Masttro liest bei der Erfassung Dokumente zu Kapitalabrufen, Ausschüttungen und Bewertungen aus. Ein skalierbarer Workflow zur Bearbeitung dieser Dokumente ist für diese Familie von überragender Bedeutung, da ihr Portfolio stark auf private Märkte ausgerichtet ist.

Für den Finanzvorstand hat Masttro die Arbeitsgeschwindigkeit der Abteilung verbessert und gleichzeitig das Vertrauen in die Berichterstattung gestärkt. „Man hat eine einzige verlässliche Datenquelle“, sagte er. „Wenn man auf diese Schaltfläche klickt, weiß man, dass die Daten aus dieser einen verlässlichen Quelle abgerufen werden. Bei der Lösung mit mehreren Tabellenkalkulationen gab es dagegen immer diese Unsicherheit: ‚Habe ich das richtig gemacht? Fehlt eine Verknüpfung? Wurde alles korrekt aktualisiert?‘“

Für den CIO bedeutet dieses Vertrauen, dass er das Engagement auf Fondsebene über die mobile App überprüfen kann, während er auf Reisen ist oder sich nicht an seinem Schreibtisch befindet. „Ich kann unterwegs genau nachsehen, wie viel wir in jeden einzelnen unserer Fonds investiert haben.“

Wie geht es weiter?

Die Abteilung baut den Einsatz von Masttro weiterhin aus. Mithilfe der „Global Wealth Map“ erfasst der CFO die Familienstiftungen und erstellt individuelle Berichtsansichten für Familienmitglieder, die über den Familienoberhaupt hinausgehen. Da die nächste Generation noch einige Jahre davon entfernt ist, über nennenswerte Vermögenswerte zu verfügen, ist diese Erfassung eher ergänzender Natur und nicht geschäftskritisch. Da Masttro nun seit etwa sechs Monaten im Einsatz ist, überlegen der CIO und der CFO zudem, welche zusätzlichen Berichte erstellt werden können, um die Entscheidungsfindung im Portfolio zu unterstützen und die Prognosen für zukünftige Fonds-Cashflows zu verbessern.

Das kurzfristige Ziel besteht darin, die operative Effizienz der Abteilung zu nutzen. Da Masttro die Kontenabstimmung und das Berichtswesen erheblich beschleunigt, kann die Abteilung eine Nachwuchskraft für die Dateneingabe einstellen und den Finanzvorstand – einen Buchhalter mit 30 Jahren Erfahrung im Anlagebereich – stärker in den Anlageprozess selbst einbinden.

Gleichzeitig verfolgt die Abteilung auch ein grundlegendes Ziel im Zusammenhang mit der Unternehmensführung und dem Schlüsselpersonenrisiko. „Wenn wir von einem Bus überfahren werden, kann einfach jemand anderes einspringen, und alles ist vorhanden“, sagte der CIO. „Es ist schlüsselfertig, sodass die Nachfolger sofort übernehmen können.“

Ein zweiköpfiges Team, das 150 Fonds über zwei Unternehmen hinweg verwaltet, kann es sich nicht leisten, institutionelles Wissen in einer Tabellenkalkulation unter Verschluss zu halten. Mit Masttro ist dieses Wissen nun Teil eines Systems.