"Sono l'unica persona che sa come funziona tutto questo. Se mi dovesse succedere qualcosa, non so cosa farebbe la mia famiglia."
Nelle numerose conversazioni che intratteniamo con i direttori operativi (COO) e i direttori finanziari (CFO) dei family office indipendenti, spesso emerge la stessa preoccupazione, anche se espressa in modi diversi. Un operatore si è definito un “back office a sé stante”. Un altro ha osservato che, se domani venisse investito da un autobus, la famiglia sarebbe “perduta”.
Quando i gestori dei family office esprimono preoccupazioni di questo tipo, spesso si parla di “rischio legato alla figura chiave”. Il timore è che possa accadere qualcosa alla persona chiave che conosce i sistemi, le procedure e le lacune nel funzionamento del family office. Se quella persona dovesse improvvisamente non essere più in grado di svolgere il proprio lavoro, tutte le sue conoscenze andrebbero perdute e il family office non potrebbe più funzionare.
È razionale temere il peggio. Ma che il peggio si manifesti sotto forma di un incidente d’autobus, di un problema di salute o di qualcos’altro, il vero rischio aziendale non è che accada qualcosa di spiacevole, bensì che non esista un piano di continuità operativa nel caso in cui ciò dovesse verificarsi. Pertanto, il rischio legato alle figure chiave non riguarda in realtà la persona in sé, bensì il processo (o la sua assenza).
A differenza di quegli eventi inaspettati della vita, il “processo” è qualcosa che puoi controllare.
Punti di forza
Come una persona diventa il sistema
Un dipendente diventa il punto di debole unico del family office proprio grazie alla sua competenza.
Un dipendente entra a far parte (o crea) il family office. La famiglia ha bisogno di uno strumento per tenere traccia degli investimenti, dei rendimenti, delle imposte e altro ancora. Questi dati devono essere archiviati da qualche parte. Quindi, il dipendente utilizza Excel per creare uno strumento che funzioni.
Il tempo passa e la situazione patrimoniale si fa sempre più complessa. Vengono introdotti nuovi amministratori e soggetti. Il capitale viene destinato in misura crescente a investimenti sul mercato privato, ciascuno con il proprio calendario di richiami di capitale. Con il passare di ogni trimestre, il dipendente aggiunge schede, formule e regole logiche al foglio di calcolo.
Da quel momento in poi la situazione non fa che peggiorare. Un gestore di family office con cui abbiamo parlato gestisce la propria rendicontazione in un foglio di calcolo con oltre 90 schede. Lo ha creato e lo aggiorna personalmente, perché a questo punto è l’unica persona al mondo in grado di farlo.
Quando un foglio di calcolo diventa così intricato, non c’è mai il momento giusto per trasmettere le conoscenze necessarie. Nessuna documentazione, per quanto dettagliata, potrà mai trasmettere la rapidità intuitiva e la comprensione dell’autore del foglio di calcolo. Formare qualcuno richiederebbe più tempo che svolgere direttamente il lavoro.
La complessità continua ad aumentare col passare del tempo, ma il pericolo è mascherato dal fatto che il sistema funziona. Ogni mese che trascorre senza che il sistema si guasti è un mese in cui il rischio legato alle figure chiave aumenta.
Il costo che stai già sostenendo
È naturale tendere a classificare il rischio legato alle figure chiave come una “emergenza rara”. Ma si consideri questo famoso testo pubblicitario della Warner & Swasey sulle macchine utensili, risalente agli anni ’50:
«Chi ha bisogno di una nuova macchina utensile e non l’ha ancora acquistata, la sta già pagando.»
Il rischio legato alle figure chiave non è un’emergenza occasionale. Si tratta di un costo settimanale, e l’ufficio lo sta sostenendo proprio in questo momento. Ecco come questo costo possa minare un family office altrimenti ben funzionante:
- Le ferie. La persona chiave non se le prende mai davvero. Il portatile la segue anche in vacanza, perché le richieste di capitale non aspettano e nessun altro può occuparsene. Non si tratta di una copertura gratuita per l’ufficio; è un debito accumulato a carico del suo unico operatore, in attesa di essere risolto.
- Scala. Ogni nuova entità, investimento o conto aggiunge un carico di lavoro alla figura chiave. Il patrimonio della famiglia può crescere, ma la capacità non può farlo. Anche se l’ufficio aumenta il numero dei dipendenti, il collo di bottiglia rappresentato da quella singola persona rimane.
- La famiglia stessa. Dal suo punto di vista, il preside vede un team efficiente e un sistema che funziona. In realtà, tutto dipende da un misterioso foglio di calcolo. La famiglia è esposta a un rischio invisibile, che non viene mai risolto perché i rapporti vengono sempre presentati in tempo.
- Successione. Un family office che risiede nel disco rigido di una sola persona non può essere trasferito a un successore, a un vice o alla generazione successiva. Non esiste un piano di continuità senza una fonte di riferimento affidabile e duratura.
Facciamo il punto: ferie non godute, crescita limitata alle capacità di una sola persona, una famiglia che non si rende conto dei propri rischi e un piano di successione che esiste solo su un portatile.
Non c'è bisogno che si verifichi una calamità perché tutto questo si metta in moto. È semplicemente così che funziona l'ufficio. È proprio questo che lo spot cercava di dirci: il family office che ha bisogno di un sistema solido, ma non ne ha ancora creato uno, ne sta già pagando le conseguenze. L'unica scelta è se continuare a pagare il prezzo in modo invisibile o affrontare la situazione alle proprie condizioni.
Il test della durata di un mese
Ecco un modo semplice per valutare il rischio. Se la vostra figura chiave fosse irraggiungibile per un mese, qualcun altro sarebbe in grado di ottenere gli stessi risultati e di assumersene la responsabilità?
Suddividi per esigenza:
- Qualcun altro potrebbe redigere un rendiconto patrimoniale consolidato? Intendo dire un documento aggiornato, che comprenda tutti i depositari e tutte le entità, che la persona in questione si senta a proprio agio nel presentare al committente.
- Le richieste di versamento verrebbero soddisfatte? In assenza di un sistema più efficiente, qualcuno deve prendere in carico la comunicazione, verificare l’importo e trasferire il denaro entro la scadenza. Le richieste non soddisfatte comportano conseguenze concrete.
- Il direttore riuscirebbe a ottenere una risposta senza chiamare la persona di riferimento? Anche una semplice richiesta, del tipo “quanti contanti abbiamo e dove si trovano?”, potrebbe rimanere senza risposta se il family office dipendesse dalle conoscenze di una sola persona.
- Qualcun altro può spiegarmi come si collegano questi numeri? È necessario conoscere l'architettura (ovvero quali schede alimentano quali) e le fonti (da dove provengono i dati aggiornati). Una supposizione fondata non è sufficiente.
Se hai risposto “no” a due o più domande, è il momento di agire. Più a lungo l’ufficio continuerà a fare affidamento esclusivamente sul contributo di una sola persona chiave, più sarà difficile liberarsi da tale dipendenza.
Trasferimento dell'ufficio in un luogo sicuro
Le misure palliative, come migliorare la documentazione o assumere un sostituto che affianchi la persona chiave, non risolvono il problema alla radice. La vera soluzione deve essere strutturale: trasferire le conoscenze dal computer portatile di una singola persona a un sistema che non necessiti di un supervisore per funzionare. Ciò può avvenire in tre fasi:
- Raggruppa tutto in un'unica fonte di verità: conti di custodia, strumenti alternativi, entità, valute e documenti. I dati dovrebbero confluire automaticamente da più fonti in un'unica piattaforma, non in un foglio di calcolo personale.
- Automatizzare le attività che possono essere svolte solo da una persona. Ad esempio, la riconciliazione degli estratti conto, l’acquisizione dei documenti o l’elaborazione delle richieste di versamento di capitale. Le attività che possono essere svolte da un sistema non comportano più il rischio legato alla dipendenza da una figura chiave.
- Considerate la trasparenza un elemento fondamentale. Il vostro team, il vostro responsabile, la persona di riferimento e tutti gli altri dovrebbero avere accesso agli stessi dati, con autorizzazioni adeguate a ciascuno. Quando i dati non passano più attraverso una sola persona, chiunque nel team è in grado di arrivare rapidamente alle risposte.
Mettere in pratica questi passaggi non significa sostituire il proprio stack tecnologico in un colpo solo. Significa invece individuare gli strumenti su cui fa affidamento la vostra figura chiave (probabilmente Excel) e liberare il vostro family office dalla dipendenza da tali strumenti.
Un ufficio che dura più a lungo di chi lo gestisce
Il rischio legato alle figure chiave è una delle sfide per cui Masttro è stato creato.
La possibilità di importare automaticamente documenti e feed di dati dei depositari all’interno di Masttro elimina la necessità di copiare e incollare dati tra i portali GP o i fogli di calcolo. Quando è il sistema a svolgere questo lavoro e a ospitare le informazioni consolidate, non è necessaria alcuna persona (figuriamoci una figura chiave). La piattaforma dispone inoltre di potenti funzionalità di intelligenza artificiale che consentono al vostro team di trovare risposte nei dati semplicemente ponendo domande in un inglese semplice.
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