Wie aus einer Person das System wird

Ein Mitarbeiter wird aufgrund seiner Kompetenz zum „Single Point of Failure“ des Family Office.

Ein Mitarbeiter tritt dem Family Office bei (oder baut es auf). Die Familie benötigt eine Möglichkeit, Investitionen, Wertentwicklung, Steuern und vieles mehr zu erfassen. Diese Daten müssen irgendwo gespeichert werden. Also nutzt der Mitarbeiter Excel, um eine Lösung zu erstellen, die funktioniert.

Die Zeit vergeht, und die Vermögensverwaltung wird immer komplexer. Neue Treuhänder und Rechtsträger kommen hinzu. Das Kapital wird zunehmend in Anlagen auf dem privaten Markt investiert, die jeweils ihren eigenen Kapitalabrufkalender haben. Mit jedem Quartal, das verstreicht, fügt der Mitarbeiter der Tabellenkalkulation neue Registerkarten, Formeln und Logik hinzu.

Von da an spitzt sich die Lage nur noch weiter zu. Ein Family-Office-Betreiber, mit dem wir gesprochen haben, führt seine Berichterstattung in einer Arbeitsmappe mit mehr als 90 Registerkarten. Er hat diese selbst erstellt und pflegt sie auch selbst, denn mittlerweile ist er der einzige Mensch auf der Welt, der dazu in der Lage ist.

Wenn eine Tabellenkalkulation so unübersichtlich wird, gibt es nie einen guten Zeitpunkt, um das Wissen weiterzugeben. Keine noch so ausführliche Dokumentation kann die intuitive Schnelligkeit und das Verständnis des Erstellers der Tabellenkalkulation vermitteln. Jemanden einzuarbeiten würde länger dauern, als die Arbeit einfach selbst zu erledigen.

Die Komplexität nimmt mit der Zeit immer weiter zu, doch die Gefahr wird dadurch verschleiert, dass das System funktioniert. Jeder Monat, der vergeht, ohne dass das System ausfällt, ist ein Monat, in dem das Schlüsselpersonenrisiko steigt.

Die Kosten, die Sie bereits tragen

Es ist ein weit verbreiteter Reflex, das Risiko durch den Ausfall einer Schlüsselperson unter „seltene Notfälle“ einzuordnen. Aber denken Sie einmal an diesen berühmten Werbetext von Warner & Swasey für Werkzeugmaschinen aus den 1950er Jahren:

‍„Wer eine neue Werkzeugmaschine braucht und sie noch nicht gekauft hat, zahlt bereits dafür.“

Das Risiko durch Schlüsselpersonen ist kein seltener Notfall. Es handelt sich um wöchentliche Kosten, die das Family Office gerade in diesem Moment trägt. Und so können diese Kosten ein ansonsten gut funktionierendes Family Office untergraben:

• Urlaub. Die Schlüsselperson nimmt ihn eigentlich nie. Der Laptop kommt mit in den Urlaub, denn Kapitalabrufe warten nicht, und niemand sonst kann sie bearbeiten. Das ist keine kostenlose Vertretung für das Büro; es ist eine Schuld, die gegenüber dem einzigen Betreiber angehäuft wird und darauf wartet, eingetrieben zu werden.
  
• Größenordnung. Jede neue Einheit, Investition oder jedes neue Konto bedeutet eine zusätzliche Belastung für die Schlüsselperson. Das Familienvermögen kann wachsen, die Kapazitäten jedoch nicht. Selbst wenn das Büro mehr Mitarbeiter einstellt, bleibt der Engpass durch diese eine Person bestehen.
  
• Die Familie selbst. Aus ihrer Perspektive sieht der Schulleiter ein leistungsfähiges Team und ein System, das funktioniert. In Wirklichkeit hängt alles von einer einzigen undurchsichtigen Tabelle ab. Die Familie ist einem unsichtbaren Risiko ausgesetzt, und das Problem wird nie behoben, weil die Berichte stets pünktlich vorgelegt werden.
  
• Nachfolge. Ein Family Office, das nur auf der Festplatte einer einzigen Person existiert, kann nicht an einen Nachfolger, einen Stellvertreter oder die nächste Generation weitergegeben werden. Ohne eine dauerhafte Quelle der Wahrheit gibt es keinen Kontinuitätsplan.

Rechnet es euch mal zusammen: nicht genommene Urlaubstage, Wachstum, das durch die Kapazitäten einer einzigen Person begrenzt ist, eine Familie, die ihre eigene Anfälligkeit nicht erkennt, und ein Nachfolgeplan, der auf einem einzigen Laptop gespeichert ist.

Dafür ist keine Katastrophe nötig. So läuft das Geschäft nun einmal. Genau das wollte uns die Anzeige vermitteln: Das Family Office, das ein robustes System benötigt, aber noch keines aufgebaut hat, zahlt bereits den Preis dafür. Die einzige Entscheidung, die man treffen muss, ist, ob man diese Kosten weiterhin im Verborgenen trägt oder das Problem nach eigenen Vorstellungen in den Griff bekommt.

Der einmonatige Test

Hier ist eine einfache Methode, um das Risiko einzuschätzen: Wenn Ihre Schlüsselperson einen Monat lang nicht erreichbar wäre, könnte dann jemand anderes die Zahlen vorweisen und dafür einstehen?

Nach Bedarf aufschlüsseln:

• Könnte jemand anderes eine konsolidierte Vermögensaufstellung erstellen? Damit ist eine aktuelle Aufstellung gemeint, die alle Depotführer und Unternehmen umfasst und die die betreffende Person dem Auftraggeber ohne Bedenken vorlegen könnte.
  
• Würden Kapitalabrufe erfüllt werden? Solange es kein besseres System gibt, muss jemand die Mitteilung entgegennehmen, den Betrag überprüfen und das Geld fristgerecht überweisen. Nicht beachtete Abrufe haben konkrete Konsequenzen.
  
• Könnte der Geschäftsführer eine Antwort erhalten, ohne Ihren Ansprechpartner anzurufen? Selbst eine einfache Anfrage wie „Wie viel Bargeld haben wir und wo?“ lässt sich möglicherweise nicht beantworten, wenn das Family Office auf das Wissen einer einzigen Person angewiesen ist.
  
• Kann mir noch jemand erklären, wie die Zahlen zusammenpassen? Man muss sowohl die Struktur kennen (d. h., welche Registerkarten in welche einfließen) als auch die Datenquellen (woher die aktuellen Zahlen stammen). Eine fundierte Vermutung reicht nicht aus.

Wenn Sie zwei oder mehr Fragen mit „Nein“ beantwortet haben, ist das ein Signal zum Handeln. Je länger sich die Abteilung ausschließlich auf die Beiträge einer Schlüsselperson verlässt, desto schwieriger wird es, diese Abhängigkeit zu überwinden.

Das Büro in Sicherheit bringen

Palliative Maßnahmen, wie das Führen besserer Unterlagen oder die Einstellung eines Stellvertreters, der die Schlüsselperson begleitet, gehen nicht an die eigentliche Ursache des Problems heran. Die wirkliche Lösung muss struktureller Natur sein: Das Wissen muss vom Laptop einer einzelnen Person in ein System übertragen werden, das ohne menschliche Begleitung funktioniert. Dies lässt sich in drei Schritten bewerkstelligen:

1. Fassen Sie alles in einer einzigen zuverlässigen Datenquelle zusammen: Depotkonten, alternative Anlagen, Unternehmen, Währungen und Dokumente. Die Daten sollten automatisch aus verschiedenen Quellen in eine einzige Plattform fließen – und nicht in eine persönliche Arbeitsmappe.
   
2. Automatisieren Sie die Aufgaben, die nur eine Person erledigen kann. Dazu gehören beispielsweise der Abgleich von Kontoauszügen, die Erfassung von Belegen oder die Bearbeitung von Kapitalabrufen. Aufgaben, die von einem System übernommen werden können, bergen kein Schlüsselpersonenrisiko mehr.
   
3. Betrachten Sie Transparenz als grundlegend. Ihr Team, Ihr Schulleiter, die Schlüsselperson und alle anderen sollten dieselben Zahlen einsehen können, wobei die Zugriffsrechte jeweils an die jeweilige Person angepasst sein sollten. Wenn die Daten nicht mehr über eine einzige Person geleitet werden, kann jeder im Team schnell zu Ergebnissen gelangen.

Die Umsetzung dieser Schritte bedeutet nicht, dass Sie Ihren Tech-Stack auf einen Schlag ersetzen müssen. Es bedeutet vielmehr, die Tools zu identifizieren, auf die sich Ihre Schlüsselperson stützt (wahrscheinlich Excel), und Ihr Family Office von der Abhängigkeit von diesen Tools zu befreien.

Ein Büro, das seinen Nutzer überdauert

Das Risiko durch Schlüsselpersonen ist eine der Herausforderungen, für deren Bewältigung Masttro entwickelt wurde.

Da Dokumente und Datenfeeds von Verwahrstellen automatisch in Masttro importiert werden können, entfällt das Kopieren und Einfügen von Daten zwischen GP-Portalen oder Tabellenkalkulationen. Wenn das System diese Arbeit übernimmt und die konsolidierten Informationen hostet, wird kein Mitarbeiter benötigt (geschweige denn eine Schlüsselperson). Die Plattform verfügt zudem über leistungsstarke KI-Funktionen, mit denen Ihr Team Antworten in den Daten finden kann, indem es einfach Fragen in einfachem Englisch stellt.

Masttro ist das globale Betriebssystem für komplexe Vermögensverwaltungen, das innerhalb eines Family Office von Menschen entwickelt wurde, die genau dieses Problem selbst erlebt haben. Es konsolidiert das gesamte Vermögen anhand von über 700 direkten Datenfeeds der Verwahrstellen, automatisiert die Abstimmungs-, Dokumentations- und Kapitalabrufprozesse, bei denen das Wissen bisher auf eine einzelne Person beschränkt war, und gewährt dem gesamten Team (einschließlich des Auftraggebers) direkten Zugriff auf einen einzigen, vertrauenswürdigen Satz von Zahlen.

Mit Masttro können Sie der nächsten Generation ein funktionierendes System hinterlassen – statt eines Rätsels, das nur eine einzige Person lösen kann.

Sehen Sie selbst, wie Ihr Büro aussieht, wenn es nicht mehr von einer einzigen Person abhängt. Fordern Sie eine Demo an.

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