‍المشكلة: التعقيد والتكلفة والحلول اليدوية

تخيل مكتباً عائلياً صغيراً يدعم عائلة واحدة ذات ثروة كبيرة. لقد قاموا ببناء ثروة كبيرة عبر الأسواق العامة والأسهم الخاصة والعقارات ومجموعة متزايدة من الأصول مثل الفن والسيارات. من الخارج، تبدو الأمور منظمة. ولكن خلف الكواليس، تبدو الأمور اليومية بعيدة كل البعد عن السلاسة.

قد يكونون يدفعون 50 ألف دولار سنويًا مقابل برامج قديمة صُممت لشركات الاستثمار – وليس لمكاتب إدارة الثروات العائلية. فهي تعرض قيم الحسابات، لكنها لا تتتبع طلبات سحب رأس المال أو التدفقات النقدية أو إيرادات العقارات. ويتم تحديث الاستثمارات الخاصة يدويًّا. كما أن المستندات مبعثرة عبر محركات الأقراص المشتركة وصناديق البريد الوارد. ويتطلب إعداد تقرير أساسي عن صافي الثروة تصدير البيانات إلى برنامج Excel، والتحقق من الأرقام مرتين، وتجميعها يدويًّا.

نادراً ما يسجل أفراد العائلة الدخول لأن الأمر معقد للغاية. والشخص الذي يدير النقطة يقضي ساعات في الأسبوع لمجرد محاولة الحصول على صورة واضحة.

إنها حقيقة شائعة: حزم من البرمجيات المكلفة التي تعمل من الناحية الفنية، ولكنها لا تعمل في الواقع على حل المتطلبات الحقيقية لفريق المكتب العائلي.

ما الذي يجب أن يقدمه تطبيق مكتب العائلة

يجب أن يتجاوز التطبيق المصمم خصيصًا للمكاتب العائلية الفردية أو المتعددة العائلات مجرد إعداد التقارير المالية التقليدية. وينبغي أن يدمج النطاق الكامل لعمليات المكاتب العائلية - بشكل آمن ومرن وبأقل قدر من الرفع اليدوي.

1. تقارير المحفظة الموحدة

اجمع جميع أنواع الأصول – السائلة وغير السائلة والأصول ذات القيمة العاطفية – في منصة موحدة. وسواء كانت حسابات استثمارية أو حصص في شركات خاصة أو مجموعات فنية، يجب أن يوفر التطبيق تحليلات مجمعة في الوقت الفعلي وتقارير متعددة العملات تغطي محفظتك بالكامل.

2. دعم الأصول البديلة

تتطلب المكاتب العائلية الحديثة رؤية واضحة للأسهم الخاصة والمشاريع والعقارات وغيرها من الاستثمارات غير السائلة. يجب أن يعمل التطبيق الخاص بك على أتمتة تتبع مكالمات رأس المال، وتسوية التوزيعات، وإعداد تقارير دقيقة عبر كيانات وهياكل متعددة. لا ينبغي أن تكون هذه عملية يدوية في المكاتب العائلية الحديثة.

3. لوحات المعلومات القابلة للتخصيص لكل دور من الأدوار

من مدراء تكنولوجيا المعلومات إلى مستشاري الثروات إلى أفراد العائلة، يجب أن يكون لكل مستخدم طرق عرض مخصصة مصممة خصيصاً لتلبية احتياجاته. لا مزيد من ملفات PDF الثابتة. توفر لوحات المعلومات الديناميكية القابلة للتخصيص مع أذونات آمنة الوضوح مع احترام الخصوصية.

4. نظام إدارة الوثائق المتقدم

تتبّع جميع المستندات المالية والقانونية ومستندات الملكية وتنظيمها من خزانة رقمية واحدة آمنة. اضبط التنبيهات، وحدد الملكية، وتأكد من أن كل شيء - من سندات الملكية إلى بيانات رأس المال - يمكن الوصول إليه وتدقيقه عند الحاجة.

5. الوصول السهل عبر الهاتف المحمول

يتوقع أفراد العائلة تجربة سهلة التصفح مثل تطبيقاتهم المفضلة. يجب أن توفر المنصة الحديثة واجهة سهلة الاستخدام على الأجهزة المحمولة تتيح للمستخدمين الوصول إلى التحليلات الرئيسية أو الموافقة على المستندات أو مراجعة المكالمات الرأسمالية في ثوانٍ. ويجب أن يكون ذلك متوافقاً مع نظامي Android وiOS.

6. إدارة التدفق النقدي والسيولة

من الضروري وجود رؤية مركزية للتدفقات النقدية الداخلة والنفقات وتوقعات السيولة. ابحث عن أدوات التنبؤ المدمجة التي تساعدك على الوفاء بالالتزامات المالية دون تأخير أو مفاجآت.

7. إعداد قابل للتطوير مع الوظائف الإضافية الاختيارية

لا يحتاج كل مكتب عائلي إلى حزمة تقنية كاملة في اليوم الأول. تسمح أفضل المنصات بالتطبيقات المرحلية - بدءاً بالأدوات التأسيسية والتوسع لتشمل أتمتة الاستثمار البديلة، أو إعداد التقارير المخصصة، أو إدارة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي مع تزايد التعقيد.

ترك الأدوات القديمة وراءك

لا تزال العديد من المكاتب العائلية تعمل على برامج مصممة لمستشاري الاستثمار، وليس للعائلات. وغالباً ما تفتقر هذه المنصات إلى دعم المقتنيات أو الأذونات متعددة الأجيال أو الهياكل العقارية الحقيقية. وهي تتطلب حلولاً بديلة وتزيد من عبء العمل اليدوي وتفشل في إشراك الجيل القادم. وعلى الرغم من أن التحول من الإعداد الحالي يتطلب جهدًا كبيرًا، إلا أنه يمكن مكافأته بسهولة بمجرد تنفيذ حل مصمم لهذا الغرض.

سيقدم هذا الحل العصري المصمم للمكاتب العائلية قيمة من خلال:

• تقارير الثروة الموحّدة في الوقت الحقيقي عبر جميع فئات الأصول
  
  
• تقارير ولوحات معلومات قابلة للتخصيص لأي من أصحاب المصلحة
  
  
• وصول آمن ومأذون به لأفراد العائلة والمستشارين
  
  
• تكامل سلس مع أمناء الحفظ والمحاسبين والمستشارين القانونيين
  
  
• تقليل أوجه القصور في العمليات التشغيلية والعمليات اليدوية

المقارنة بين الأدوات القديمة وتطبيقات مكتب العائلة المصممة لغرض معين

دراسة حالة: نتائج حقيقية من نهج حديث

واجه أحد المكاتب العائلية، الذي تم تشكيله مؤخرًا بعد سنوات من العمل بشكل غير رسمي، تحديًا مشتركًا: كيفية التنظيم دون الإفراط في تنظيم الحل. احتاج قائد عملياتهم - المكلف بإعداد كل شيء من الصفر - إلى منصة يمكن أن تنمو معهم، وتدعم تخزين المستندات للأصول غير المالية، وتوفر هيكلاً حول المقتنيات المعقدة مثل العقارات والأسهم الخاصة والمقتنيات.

كان نظامهم السابق يعتمد على جداول البيانات اليدوية ومحركات الأقراص المشتركة وأدوات لم تكن تعطي صورة حقيقية عن ثروة العائلة. ولم يكن لدى أفراد العائلة وسيلة واضحة للاطلاع على ممتلكاتهم، كما كان الفريق الإداري يفتقر إلى الثقة في دقة التقارير أو أمن الوثائق.

ما الذي تغير؟ قاموا بتطبيق منصة Masttro، وهي منصة مصممة حول كيفية عمل المكاتب العائلية بالفعل - وليس فقط الشركات المالية. لقد بدأوا بتكوين أساسي لتتبع الثروة وتنظيم الوثائق في مكان واحد. واعتمدوا على ميزات مثل خريطة الثروة العالمية من Masttro لتصور الملكية، والوصول القائم على الأذونات للحفاظ على أمان المستندات الحساسة.

وبدلاً من شراء كل وحدة مقدماً، اختاروا تأجيل ميزات مثل الإدارة المدعومة بالذكاء الاصطناعي حتى تتطور احتياجاتهم. والنتيجة: حافظت الشركة على ميزانيتها، وحصلت على الوضوح في المجالات الأكثر أهمية، ووضعت أساساً متيناً للمستقبل.

تقديم صورة كاملة

مع منصة مركزية مصممة خصيصاً للمكاتب العائلية، يمكن لفريقك

• تقليل عبء العمل اليدوي وتحسين الكفاءة
• تقديم تقارير دقيقة عبر فئات الأصول والسلطات القضائية
• دعم إدارة أفضل للاستثمار من خلال رؤى في الوقت الفعلي
• عرض التحليلات الرئيسية من خلال تقارير قابلة للتخصيص
• الحفاظ على الوضوح والتحكم في المحافظ الاستثمارية المعقدة

سواء كنت تدير التدفق النقدي أو تتبع الأصول الخاصة أو محاسبة المكاتب العائلية أو تحليلات الأداء، فإن المنصة الصحيحة تحول العمليات المبعثرة إلى رؤية منظمة - مما يوفر راحة البال لأصحاب الثروات ورؤى قابلة للتنفيذ للمستشارين.

خلاصة القول

إذا كانت مجموعتك التقنية الحالية مصممة لنموذج عمل مختلف، فقد حان الوقت لإعادة النظر. فالمكتب العائلي ليس وكالة استثمارية عائلية. إنه ليس صندوق تحوط. إنه مزيج فريد من الأشخاص والأصول والهدف طويل الأجل.

يجب أن يعكس برنامجك ذلك.

إن تطبيق المكتب العائلي الحديث مثل Masttro يقوم بأكثر من مجرد تتبع الأصول - فهو يصبح البنية التحتية وراء كل ما تقوم به. إنه منصة مصممة خصيصاً لهذا الغرض ومصممة للتكيف معك ودعم فريقك وحماية إرث عملائك.

لأنه عندما تمتد ثروة العائلة عبر الأجيال، يجب أن تمتد تقنيتك أيضاً.

‍