Guia de Planeamento para Family Offices

A criação de um family office é um processo complexo que exige a tomada de decisões estratégicas em várias áreas, desde a escolha da estrutura adequada até à gestão de investimentos, recursos humanos e tecnologia. Esta tabela serve como um quadro de referência para a tomada de decisões, ajudando-o a avaliar os fatores-chave e a escolher o melhor caminho a seguir para o seu family office.

Cada secção apresenta questões essenciais a ter em conta, opções disponíveis e informações fundamentais para orientar as suas escolhas. Quer esteja a determinar o tipo de escritório adequado, a elaborar o orçamento para as operações ou a planear a sucessão a longo prazo, este guia irá ajudá-lo a tomar decisões informadas e com confiança.

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1. Compreender o que é um Family Office

Um family office é uma empresa privada de gestão de património que presta serviços a patrimónios de alto valor líquido.

Os family offices variam em termos de finalidade e âmbito. Um Single-Family Office (SFO) gere exclusivamente o património de uma família com um património líquido extremamente elevado, oferecendo serviços personalizados, como gestão de investimentos, planeamento sucessório e filantropia, com total privacidade.

Em contrapartida, um Multi-Family Office (MFO) presta serviços a várias famílias, partilhando recursos para oferecer serviços semelhantes a um custo mais baixo.

Um family office pode assumir uma ampla variedade de responsabilidades, tais como:

• Gestão de investimentos
• Planeamento patrimonial e sucessório
• Planeamento fiscal
• Filantropia
• Organização da viagem
• Estruturas jurídicas: Isto proporcionará às famílias abastadas uma verdadeira tranquilidade e lhes permitirá dispor de mais tempo para se concentrarem nas suas carreiras e na vida familiar.

2. Por que razão os escritórios familiares individuais estão a tornar-se mais populares

A crescente popularidade dos Single-Family Offices (SFOs) pode ser atribuída à crescente complexidade da gestão das carteiras de património diversificadas de famílias com património líquido ultraelevado. As famílias investem cada vez mais em classes de ativos alternativos, tais como imóveis, capital de risco e investimentos de interesse pessoal (por exemplo, arte, artigos de coleção, iates e equipas desportivas). Estes ativos exigem conhecimentos especializados e uma gestão meticulosa, algo que os SFOs estão em posição única para proporcionar.

Por exemplo: 

Considere uma família multigeracional de património líquido muito elevado, com uma carteira de mil milhões de dólares que inclui investimentos tradicionais, como ações e obrigações, a par de uma alocação crescente em ativos alternativos. 

Esta família possui um conjunto de imóveis comerciais espalhados por vários países, um fundo de capital de risco com compromissos de capital ativos, uma frota de iates de luxo e uma coleção de arte avaliada em mais de 100 milhões de dólares.

A gestão destes investimentos alternativos apresenta desafios únicos:

• Imobiliário: A família possui imóveis em diferentes jurisdições, o que exige conhecimentos especializados em conformidade fiscal, regulamentação local, acompanhamento das receitas de arrendamento e atualizações das avaliações de mercado.
• Capital de risco: precisam de monitorizar as solicitações de capital, as distribuições e os indicadores de desempenho em vários fundos, ao mesmo tempo que conciliam esses dados com a sua carteira global.
• Coleção de arte: A coleção de arte requer uma documentação meticulosa da proveniência, da cobertura de seguro e das avaliações, bem como um repositório centralizado para o histórico de transações e os detalhes das exposições.‍
• Iates e bens de luxo: A família deve supervisionar os custos de manutenção correntes, os salários do pessoal, os seguros e as despesas operacionais, ao mesmo tempo que acompanha o impacto financeiro destes bens no seu património líquido global.

3. Os custos da criação de um Family Office

A criação de um family office requer um capital e recursos humanos consideráveis. Isto inclui custos diretos, como a contratação de pessoal dedicado (uma equipa executiva composta por Diretor de Investimentos, Diretor de Operações, consultor jurídico, especialista fiscal, etc.) e a aquisição de tecnologia. O detentor do património também precisa de ter em conta os custos indiretos, tais como o tempo e a energia necessários para colocar o seu escritório no caminho certo e definir as estruturas operacionais e de governação. Um plano orçamental bem definido irá ajudá-lo a compreender o que provavelmente irá precisar para começar.

Eis alguns exemplos de custos diretos e indiretos:

1. Custos diretos

• Recursos humanos: Funções-chave como Diretor de Investimentos (300 000–500 000 dólares), Diretor de Operações (200 000–400 000 dólares) e pessoal de apoio podem custar entre 1 milhão e 2,5 milhões de dólares por ano. Estes custos podem variar significativamente consoante a experiência, o desempenho e o património sob gestão.
• Tecnologia: O software para Family Offices, como o Masttro (40 000–100 000 dólares), oferece ferramentas para agregação de dados, análise de documentos, acompanhamento do património, ativos alternativos e elaboração de relatórios.
• Espaço de escritório: O aluguer e as infraestruturas custam entre 70 000 e 200 000 dólares por ano.

2. Custos indiretos

• Implementação: A governança, a conformidade e os fluxos de trabalho podem custar entre 75 000 e 150 000 dólares.
• Tempo: O recrutamento dos talentos certos e a implementação de sistemas de seleção e integração podem demorar entre 4 a 8 meses.

3. Custos estimados

• Investimento inicial: 500 mil a 1,5 milhões de dólares.‍
• Custos operacionais anuais: 1,5 milhões a 2,5 milhões de dólares

4. Definir objetivos claros

Estabelecer objetivos claros é essencial para uma gestão eficaz do património familiar. Esses objetivos devem abranger áreas fundamentais, tais como o crescimento do património, as políticas de alocação de ativos, a tolerância ao risco, as ambições filantrópicas e a preservação do legado para as gerações futuras. Reuniões familiares regulares, combinadas com serviços de consultoria profissional, podem ajudar a alinhar todos em torno de valores comuns e objetivos a longo prazo.

Definir claramente as suas prioridades – quer se trate de aumentar o seu património, apoiar causas de caridade ou preservar os seus bens para os herdeiros – proporciona uma base sólida para estratégias financeiras personalizadas. Ao documentar estes objetivos em pormenor, poderá criar um plano específico que garanta que os objetivos da sua família sejam alcançados de forma eficiente e sustentável.

Para atingir os seus objetivos, são necessárias as ferramentas certas que proporcionem informações úteis e soluções eficientes. A tecnologia desempenha um papel fundamental para garantir que os family offices possam aceder, analisar e gerir dados patrimoniais em tempo real.

Como afirma Danielle Roseman, codiretora da Lazard Family Office Services: «Com o Masttro, conseguimos aceder às informações dos clientes de forma rápida e eficiente para responder às suas perguntas de forma ponderada, com dados precisos.»‍

Plataformas como a Masttro permitem alinhar os objetivos da sua família com estratégias concretas, consolidando todos os ativos – financeiros e não financeiros – num único sistema seguro.

5. Formar a equipa certa

As operações complexas de um family office exigem uma equipa de profissionais que compreenda os objetivos de investimento que tem para o seu património. A maioria conta com uma variedade de funções, tais como contabilistas, consultores fiscais, consultores de investimento e gestores de risco. Quem possui mais investimentos alternativos poderá necessitar de uma equipa dedicada exclusivamente à gestão desses ativos financeiros, no âmbito do seu plano sucessório. Considere cuidadosamente cada função e procure gestores de investimento com as competências e a atitude adequadas para colaborar consigo, de modo a ajudar a garantir o legado da sua família. A subcontratação a prestadores de serviços e consultores externos também é comum.

6. Escolha o parceiro tecnológico certo

Investir na tecnologia certa é uma das decisões mais importantes que pode tomar para o seu family office. A plataforma certa não só o ajuda a acompanhar o desempenho dos seus investimentos, como também protege o seu património, reduz a dependência de consultores externos e garante o cumprimento de regulamentações cada vez mais complexas.

Uma solução abrangente como o Masttro foi concebida especificamente para famílias com um património líquido muito elevado, proporcionando uma visibilidade completa do seu património em todas as classes de ativos, incluindo investimentos alternativos. Com funcionalidades como a agregação automatizada de dados, relatórios personalizáveis e mapeamento patrimonial avançado, o Masttro permite-lhe tomar decisões informadas com facilidade. Os seus protocolos de privacidade e segurança, líderes no setor, garantem que os seus dados permanecem totalmente protegidos, proporcionando-lhe tranquilidade.

Ao optar por um software de family office como o Masttro, elimina a necessidade de utilizar vários sistemas desconexos, poupando tempo e recursos valiosos. A abordagem personalizada do Masttro garante que a plataforma se adapta perfeitamente às necessidades específicas da sua família, ajudando-o a gerir o seu património de forma mais eficaz, ao mesmo tempo que protege o seu legado para as gerações futuras.

«Acho que não há nada no mercado que se compare ao Masttro, e você deveria, sem dúvida, dar uma olhada nesta plataforma.»

- Jeremy Boynton, fundador da Laureate Wealth

7. Garantir a conformidade regulamentar

Os profissionais de conformidade alertam que a criação de um family office implica navegar por um labirinto de regulamentos complexos. Desde obrigações fiscais a requisitos legais, o seu family office deve manter-se em conformidade com todos os regulamentos relevantes. Realize auditorias e revisões regulares ao seu family office para identificar áreas a melhorar e garantir a conformidade. Não deve esperar que uma autoridade legal o contacte para descobrir que tem vindo a violar os regulamentos.

8. Planeie o futuro

Tal como acontece com qualquer organização, um family office deve estar preparado para se adaptar às mudanças futuras. Isto significa acompanhar as tendências emergentes na gestão de património e nas finanças, adaptar-se às novas regulamentações e adotar novas tecnologias. Deverá também antecipar e planear as mudanças dentro da própria família, tais como alterações nas responsabilidades ou nas relações. Ao criar uma estratégia flexível e voltada para o futuro, poderá garantir que o seu family office continue a ser uma ferramenta robusta e eficaz para gerir e fazer crescer o património da sua família nas gerações vindouras.

9. Nunca deixe de melhorar o seu Family Office

Assim que o seu family office estiver em funcionamento, é essencial estabelecer um processo de revisão contínua. Não se trata apenas de garantir o cumprimento dos requisitos fiscais e legais, mas também de identificar áreas que possam ser melhoradas e assegurar que o seu family office evolua para responder às necessidades e circunstâncias em constante mudança. Por mais sólido que o seu family office seja no início, há sempre margem para melhorias.

Estabeleça o seu Family Office sobre bases sólidas

A criação de um family office é uma decisão importante que envolve planeamento estratégico e um compromisso contínuo. Com o planeamento, as pessoas e a tecnologia adequados, é possível criar um family office que proteja o seu património para as gerações futuras.

Que tal uma ajuda?

A Masttro é uma plataforma de tecnologia financeira que lhe oferece uma visão completa dos seus ativos. Esta plataforma reúne todas as suas informações financeiras num único local, permitindo-lhe exercer um controlo total e usufruir de uma transparência sem igual. Com base em dados precisos e atualizados ao minuto, os utilizadores podem tomar decisões financeiras informadas com confiança.

A plataforma abrangente da Masttro cobre tudo, desde investimentos líquidos e ilíquidos até passivos e ativos de valor. Os utilizadores beneficiam de um vasto leque de funcionalidades, tais como compilação de dados, análises detalhadas e relatórios oportunos, tudo protegido por medidas de cibersegurança de primeira linha e protocolos rigorosos de proteção de dados.

A Masttro surgiu em 2010, quando uma equipa de especialistas em gestão de património de um family office procurou criar um sistema melhorado para visualizar e acompanhar o património líquido. Ao longo dos anos, evoluiu para se tornar uma força formidável no setor da tecnologia aplicada à gestão de património. Com o seu alcance global, a Masttro é hoje um aliado tecnológico essencial para inúmeros family offices, consultores de património, prestadores de serviços profissionais e instituições financeiras de grande dimensão em todo o mundo.

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