Maak eens een paar scenario’s.

‍

Met andere woorden: voordat je aan een omvangrijke technische installatie begint, is het altijd de moeite waard om even stil te staan bij wat er mis zou kunnen gaan. Nee, we zijn geen doemdenkers. We zijn realisten, en we weten uit ervaring dat installaties het soepelst verlopen als problemen direct worden aangepakt.

Met dat in gedachten volgen hier de vijf meest voorkomende valkuilen bij de implementatie van technologie, samen met advies over hoe u de kans dat ze zich voordoen kunt verkleinen, of hoe u de gevolgen kunt beperken mochten ze zich toch voordoen.

• Verborgen kosten slokken je budget snel op. Vraag de leverancier, voordat je contracten ondertekent, om vijf voorbeelden van extra kosten of toeslagen. Brengen ze ondersteuning per uur in rekening? Moet je extra betalen voor bepaalde modules? Stel vervolgens een begroting op waarin alle mogelijke kosten zijn opgenomen, en vraag de leverancier deze te bekijken en eerlijke feedback te geven over wat er ontbreekt, op basis van hun ervaring met organisaties van vergelijkbare omvang en aard. Gebruik deze definitieve cijfers als leidraad voor de uiteindelijke kosten.
• Uw organisatie beschikt niet over de middelen om de nieuwe technologie. Uitbreidingen van een tech stack vereisen doorgaans interne middelen. Om ervoor te zorgen dat u goed plant, moet u in een vroeg stadium van het proces de benodigde rollen en verantwoordelijkheden vaststellen en de medewerker(s) die u belast met het toezicht op de implementatie betrekken bij de gesprekken met de leverancier. Op die manier kunnen zij alarm slaan als ze denken dat wat er op het programma staat niet haalbaar is. Als u niet over de interne middelen beschikt, vraag dan of de leverancier samenwerkt met een extern adviesbureau dat kan helpen het proces te begeleiden en soepel te laten verlopen, zonder uw team te overbelasten.
• Uw organisatie beschikt niet over een volledig uitgewerkte marktintroductiestrategie. Als u dergelijke technologie niet hebt geïmplementeerd, is het moeilijk om de 'bekende onbekenden' te identificeren die tijdens de uitrol voor problemen kunnen zorgen. De leverancier zou echter zeer goed bekend moeten zijn met dergelijke kwesties. Bespreek uw implementatieplannen daarom zeker met hen en vraag welke elementen u over het hoofd ziet of onderschat. Vertrouw op hun ervaring om u te helpen plannen voor alles waarvan u nog niet weet dat u zich er zorgen over moet maken.
• Er doen zich soms onverwachte technische problemen voor. Bespreek deze technische haperingen apart met de leverancier en vraag naar concrete voorbeelden van veelvoorkomende problemen en hoe deze worden opgelost: hebben ze een protocol voor tijdelijke oplossingen of een team dat dergelijke problemen aanpakt? Als u van tevoren weet wat de meest voorkomende problemen zijn, zal het minder stressvol zijn wanneer ze zich bij uw organisatie voordoen.
• Uw team belandt in de ‘implementatiedip’. In zijn boek ‘Leading in a Culture of Change’ introduceerde onderwijshervormingsdeskundige Michael Fullan het concept van een ‘implementatiedip’, oftewel de onvermijdelijke ‘daling in prestaties en zelfvertrouwen wanneer men te maken krijgt met een innovatie die nieuwe vaardigheden en inzichten vereist’. Sterk, positief leiderschap kan helpen om moeilijke gevoelens bij teamleden te verzachten en te normaliseren, zodat iedereen gefocust kan blijven op de taak die voorhanden is. Werk ook samen met de leverancier om een reeks kleine, gemakkelijke overwinningen voor iedereen op te zetten.

Ja, verandering kan lastig zijn. Maar het is ook noodzakelijk als je relevant wilt blijven en je organisatie wilt laten groeien. Door goed te communiceren met de leverancier en je team, en door vooruit te plannen, kun je veel van de hindernissen die vaak opduiken voorkomen, zodat het implementatieproces vlekkeloos verloopt.

Wilt u weten hoe Masttro u bij deze overgang kan ondersteunen? Maak dan een afspraak met een van onze experts op het gebied van vermogensbeheer.