Handleiding voor de planning van een family office

Het opzetten van een family office is een complex proces dat strategische besluitvorming vereist op verschillende gebieden, van het kiezen van de juiste structuur tot het beheer van beleggingen, personeelszaken en technologie. Deze tabel dient als een kader voor besluitvorming en helpt u bij het beoordelen van belangrijke factoren en het kiezen van de beste koers voor uw family office.

Elk hoofdstuk bevat belangrijke vragen om over na te denken, beschikbare opties en essentiële inzichten om u te helpen bij uw keuzes. Of u nu op zoek bent naar het juiste type kantoor, een begroting voor de bedrijfsvoering opstelt of plannen maakt voor de opvolging op lange termijn, deze gids helpt u weloverwogen en zelfverzekerde beslissingen te nemen.

‍

1. Begrijp wat een family office is

Een family office is een particulier vermogensbeheerbedrijf dat zich richt op vermogende particulieren.

Family offices verschillen qua doel en reikwijdte. Een Single-Family Office (SFO) beheert uitsluitend het vermogen van één zeer vermogende familie en biedt gepersonaliseerde diensten aan, zoals vermogensbeheer, vermogensplanning en filantropie, met volledige privacy.

Een Multi-Family Office (MFO) daarentegen bedient meerdere families en deelt middelen om vergelijkbare diensten tegen lagere kosten aan te bieden.

Een family office kan een breed scala aan taken op zich nemen, zoals:

• Vermogensbeheer
• Vermogensplanning en opvolgingsplanning
• Fiscale planning
• Filantropie
• Reisarrangementen
• Juridische structuren: Dit biedt vermogende gezinnen echte gemoedsrust en geeft hen de tijd om zich te concentreren op hun carrière en hun gezinsleven.

2. Waarom single-family offices steeds populairder worden

De toenemende populariteit van Single-Family Offices (SFO’s) is toe te schrijven aan de groeiende complexiteit van het beheer van de gediversifieerde vermogensportefeuilles van zeer vermogende families. Families investeren steeds vaker in alternatieve beleggingscategorieën, zoals vastgoed, private equity en passie-investeringen (bijvoorbeeld kunst, verzamelobjecten, jachten en sportteams). Deze activa vereisen gespecialiseerde expertise en zorgvuldig beheer, iets waar SFO’s bij uitstek in zijn toegelegd.

Bijvoorbeeld: 

Neem bijvoorbeeld een multigenerationele familie met een zeer groot vermogen en een portefeuille van 1 miljard dollar, die naast traditionele beleggingen, zoals aandelen en obligaties, ook een steeds groter deel aan alternatieve beleggingen bevat. 

Deze familie bezit een portefeuille van commercieel vastgoed in verschillende landen, een private-equityfonds met actieve kapitaalverplichtingen, een vloot van luxe jachten en een kunstcollectie met een waarde van meer dan 100 miljoen dollar.

Het beheer van deze alternatieve beleggingen brengt bijzondere uitdagingen met zich mee:

• Vastgoed: De familie bezit onroerend goed in verschillende rechtsgebieden, wat expertise vereist op het gebied van belastingnaleving, lokale regelgeving, het bijhouden van huurinkomsten en actuele marktwaarderingen.
• Private equity: Ze moeten kapitaaloproepen, uitkeringen en prestatie-indicatoren voor meerdere fondsen bijhouden en deze gegevens tegelijkertijd afstemmen op hun totale portefeuille.
• Kunstcollectie: De kunstcollectie vereist een nauwkeurige documentatie van de herkomst, de verzekeringsdekking en de taxaties, evenals een centraal archief voor transactiegeschiedenis en tentoonstellingsgegevens.‍
• Jachten en luxe bezittingen: De familie moet toezicht houden op de lopende onderhoudskosten, de salarissen van het personeel, verzekeringen en operationele kosten, en tegelijkertijd de financiële impact van deze bezittingen op hun totale vermogen in de gaten houden.

3. De kosten voor het opzetten van een family office

Het opzetten van een family office vereist aanzienlijke financiële en personele middelen. Dit omvat directe kosten, zoals het aannemen van gespecialiseerd personeel (een directieteam bestaande uit een Chief Investment Officer, Chief Operating Officer, juridisch adviseur, belastingdeskundige, enz.) en de aanschaf van technologie. De vermogende eigenaar moet ook rekening houden met indirecte kosten, zoals de tijd en energie die nodig zijn om uw kantoor op de juiste spoor te zetten en operationele en bestuursstructuren op te zetten. Een goed gedefinieerd budgetplan helpt u inzicht te krijgen in wat u waarschijnlijk nodig heeft om van start te gaan.

Hier volgen enkele voorbeelden van zowel directe als indirecte kosten:

1. Directe kosten

• Personeelskosten: Belangrijke functies zoals Chief Investment Officer (300.000–500.000 dollar), COO (200.000–400.000 dollar) en ondersteunend personeel kunnen jaarlijks 1–2,5 miljoen dollar kosten. Deze kosten kunnen sterk variëren, afhankelijk van ervaring, prestaties en het beheerd vermogen (AUM).
• Technologie: Family Office-software zoals Masttro (40.000–100.000 dollar) biedt tools voor gegevensverzameling, documentanalyse, vermogensmonitoring, alternatieve beleggingen en rapportage.
• Kantoorruimte: De huur- en infrastructuurkosten bedragen jaarlijks tussen de 70.000 en 200.000 dollar.

2. Indirecte kosten

• Opzet: governance, naleving en workflows kunnen tussen de 75.000 en 150.000 dollar kosten.
• Tijdsduur: Het werven van het juiste talent en het opzetten van selectie- en inwerkprocessen kan 4 tot 8 maanden in beslag nemen.

3. Geschatte kosten

• Startkapitaal: $500.000–$1,5 miljoen.‍
• Jaarlijkse exploitatiekosten: 1,5 miljoen tot 2,5 miljoen dollar

4. Duidelijke doelen stellen

Het vaststellen van duidelijke doelstellingen is essentieel voor een effectief beheer van het familievermogen. Deze doelstellingen moeten betrekking hebben op belangrijke aspecten zoals vermogensgroei, het beleid inzake vermogensallocatie, risicotolerantie, filantropische ambities en het behoud van de nalatenschap voor toekomstige generaties. Regelmatige familiebijeenkomsten, in combinatie met professioneel advies, kunnen helpen om iedereen op één lijn te brengen wat betreft gedeelde waarden en langetermijndoelstellingen.

Door uw prioriteiten duidelijk te definiëren – of het nu gaat om het vergroten van uw vermogen, het steunen van goede doelen of het veiligstellen van vermogen voor uw erfgenamen – legt u een stevige basis voor financiële strategieën op maat. Door deze doelstellingen gedetailleerd vast te leggen, kunt u een gericht plan opstellen dat ervoor zorgt dat de doelstellingen van uw gezin op een efficiënte en duurzame manier worden gerealiseerd.

Om uw doelen te bereiken, hebt u de juiste tools nodig die bruikbare inzichten en efficiënte oplossingen bieden. Technologie speelt een cruciale rol bij het waarborgen dat family offices in realtime toegang hebben tot vermogensgegevens en deze kunnen analyseren en beheren.

Zoals Danielle Roseman, medehoofd van Lazard Family Office Services ,zegt: "Met Masttro kunnen we snel en efficiënt klantgegevens raadplegen om vragen van klanten zorgvuldig te beantwoorden, op basis van nauwkeurige gegevens."‍

Platforms zoals Masttro maken het mogelijk om de doelstellingen van uw gezin af te stemmen op concrete strategieën door alle activa – zowel financiële als niet-financiële – in één beveiligd systeem samen te brengen.

5. Stel het juiste team samen

Voor de complexe activiteiten van een family office is een team van professionele medewerkers nodig dat inzicht heeft in de beleggingsdoelstellingen die u voor uw vermogen nastreeft. Meestal omvat dit team verschillende functies, zoals accountants, belastingadviseurs, beleggingsadviseurs en risicomanagers. Wie meer in alternatieve beleggingen heeft geïnvesteerd, heeft wellicht een speciaal team nodig dat zich uitsluitend bezighoudt met het beheer van deze financiële activa als onderdeel van de vermogensplanning. Overweeg elke functie zorgvuldig en zoek naar beleggingsbeheerders met de juiste vaardigheden en instelling om met u samen te werken en zo uw familietraditie veilig te stellen. Het is ook gebruikelijk om taken uit te besteden aan externe dienstverleners en adviseurs.

6. Kies de juiste technologische partner

Investeren in de juiste technologie is een van de meest ingrijpende beslissingen die u voor uw family office kunt nemen. Het juiste platform helpt u niet alleen om de prestaties van uw beleggingen bij te houden, maar beschermt ook uw vermogen, vermindert de afhankelijkheid van externe adviseurs en zorgt ervoor dat u voldoet aan de steeds complexere regelgeving.

Een totaaloplossing als Masttro is speciaal ontwikkeld voor zeer vermogende families en biedt volledig inzicht in uw vermogen, ongeacht de activaklasse, inclusief alternatieve beleggingen. Dankzij functies als geautomatiseerde gegevensverzameling, aanpasbare rapportages en geavanceerde vermogensoverzichten stelt Masttro u in staat om moeiteloos weloverwogen beslissingen te nemen. De toonaangevende privacy- en beveiligingsprotocollen zorgen ervoor dat uw gegevens volledig beschermd blijven, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken.

Door te kiezen voor family office-software zoals Masttro, hoeft u niet langer te werken met meerdere, onderling niet-gekoppelde systemen, waardoor u kostbare tijd en middelen bespaart. Dankzij de op maat gemaakte aanpak van Masttro sluit het platform naadloos aan op de unieke behoeften van uw familie, waardoor u uw vermogen effectiever kunt beheren en uw nalatenschap voor toekomstige generaties veiligstelt.

"Ik denk niet dat er iets bestaat dat zich met Masttro kan meten, en je zou dit platform zeker eens moeten bekijken."

-Jeremy Boynton, oprichter van Laureate Wealth

7. Zorg ervoor dat aan de regelgeving wordt voldaan

Compliance-experts zullen u erop wijzen dat het opzetten van een family office gepaard gaat met het navigeren door een doolhof van complexe regelgeving. Van fiscale verplichtingen tot wettelijke vereisten: uw family office moet aan alle relevante regelgeving voldoen. Controleer en evalueer uw organisatie regelmatig om verbeterpunten te identificeren en naleving te waarborgen. U wilt immers niet wachten tot een toezichthoudende instantie contact met u opneemt om erachter te komen dat u de regelgeving hebt overtreden.

8. Maak plannen voor de toekomst

Net als elke andere organisatie moet een family office klaar zijn om zich aan te passen aan toekomstige veranderingen. Dit houdt in dat u op de hoogte moet blijven van opkomende trends op het gebied van vermogensbeheer en financiën, zich moet aanpassen aan nieuwe regelgeving en nieuwe technologieën moet omarmen. Daarnaast is het raadzaam om te anticiperen op en plannen te maken voor veranderingen binnen uw familie zelf, zoals verschuivingen in verantwoordelijkheden of relaties. Door een flexibele, toekomstgerichte strategie te ontwikkelen, kunt u ervoor zorgen dat uw family office een robuust en effectief instrument blijft voor het beheer en de groei van het familievermogen, ook voor de komende generaties.

9. Blijf uw family office voortdurend verbeteren

Zodra uw family office operationeel is, is het van essentieel belang om een doorlopend evaluatieproces in te voeren. Dit gaat niet alleen om het waarborgen van de naleving van fiscale en wettelijke vereisten, maar ook om het signaleren van punten die voor verbetering vatbaar zijn en ervoor te zorgen dat uw family office zich aanpast aan veranderende behoeften en omstandigheden. Hoe sterk uw family office bij de start ook is, er is altijd ruimte voor verbetering.

Zet uw family office op een stevige basis

Het opzetten van een family office is een belangrijke beslissing die strategische planning en voortdurende inzet vereist. Met de juiste planning, mensen en technologie kunt u een family office opzetten dat uw vermogen voor de komende generaties veiligstelt.

Zou je wat hulp willen?

Masttro is een platform voor vermogensbeheer dat u een volledig overzicht van uw vermogen biedt. Dit platform brengt al uw financiële gegevens op één plek samen, waardoor u volledige controle hebt en kunt profiteren van ongeëvenaarde transparantie. Dankzij nauwkeurige, actuele gegevens kunnen gebruikers met vertrouwen weloverwogen financiële beslissingen nemen.

Het uitgebreide platform van Masttro omvat alles, van liquide en illiquide beleggingen tot verplichtingen en waardevolle activa. Gebruikers profiteren van een breed scala aan functies, zoals gegevensverzameling, gedetailleerde analyse en tijdige rapportage, allemaal beveiligd door hoogwaardige cyberbeveiligingsmaatregelen en strenge protocollen voor gegevensbescherming.

Masttro ontstond in 2010 toen een team van vermogensbeheerders bij een family office op zoek ging naar een beter systeem voor het in kaart brengen en bijhouden van het vermogen. In de loop der jaren is het uitgegroeid tot een belangrijke speler in de wealthtech-sector. Dankzij zijn wereldwijde bereik fungeert Masttro nu als een cruciale technologische partner voor talrijke family offices, vermogensadviseurs, professionele dienstverleners en grote financiële instellingen over de hele wereld.

Wilt u weten hoe Masttro u kan helpen bij het opzetten van de beste technologische oplossing voor uw family office? Maak dan een afspraak met een van onze experts op het gebied van vermogensbeheer.